Le convenzioni odontoiatriche: opportunità o minaccia?

Introduzione
Negli ultimi anni si fa sempre più importante il numero di dentisti, odontoiatri e centri dentali, che aderiscono o valutano seriamente l’adesione a determinati tipi di convenzioni nel settore odontoiatrico.
La valutazione sulla convenienza o meno di una scelta di questo tipo ha solitamente come obiettivo primario quello di incrementare il numero dei pazienti dello studio sia direttamente, sia indirettamente attraverso il passaparola dei nuovi pazienti acquisiti grazie alla convenzione.
In realtà, quando si parla di convenzioni o di terzo pagante, si fa riferimento a una realtà molto articolata e non sempre omogenea.
Innanzitutto, va segnalato che le convenzioni sono ormai comuni in tutto il settore medico e, spesso, le prestazioni odontoiatriche sono incluse in una polizza o in una convenzione ben più ampia che riguarda tutta la “posizione sanitaria” del paziente.
Diverse prestazioni medico-sanitarie (incluse quelle odontoiatriche) vengono gestite tramite vere e proprie polizze assicurative sanitarie o fondi integrativi o, ancora, casse di assistenza integrativa legate a ordini professionali o a categorie di lavoratori dipendenti. Spesso, soprattutto a livelli dirigenziali, le polizze sanitarie rappresentano dei benefit per la remunerazione di questi dipendenti.
Concentrandosi solamente sul settore dentale, al di là della possibilità di inserire un gran numero di prestazioni odontoiatriche o soltanto alcune specifiche (nell’ambito della singola convenzione di cui può usufruire il paziente) le tipologie di convenzionamento vanno distinte in due macrocategorie:

  • le cosiddette “convenzioni dirette”;
  • le cosiddette “convenzioni indirette”.

Le prime sono quelle tipologie di convenzione in cui la prestazione odontoiatrica è pagata (totalmente o parzialmente) dal fondo assicurativo o dalla cassa di assistenza direttamente all’odontoiatra stesso, mentre l’eventuale rimanenza è corrisposta direttamente dal paziente. In questo tipo di convenzioni solitamente il tariffario è “imposto” e definito dal tipo di convenzione e l’odontoiatra-medico è obbligato (con qualche margine di trattativa a seconda dei casi) ad adeguarsi a tali valori qualora voglia essere riconosciuto come “convenzionato”. In cambio, l’ente che gestisce la convenzione fornisce un elenco di professionisti convenzionati al paziente il quale potrà scegliere il professionista a cui preferisce rivolgersi (sempre nell’ambito dei convenzionati).
Per le convenzioni indirette, invece, il pagamento della prestazione clinica avviene direttamente dal paziente all’odontoiatra. Sarà poi il paziente a chiedere il rimborso all’assicurazione, al fondo integrativo o allo specifico ente per le prestazioni odontoiatriche pagate (dietro presentazione di una serie di documentazione specifica attestante il regolare svolgimento e pagamento della prestazione). In questo secondo caso, solitamente, vi è maggiore libertà nella scelta del singolo odontoiatra da parte del paziente, così come nella definizione del giusto compenso per la prestazione dentale (anche se molto dipende dai singoli casi) il quale verrà però sempre rimborsato nel limite di specifiche tariffe previste dalla convenzione.

 

Pro e contro dell’adesione alle convenzioni
Compresi meglio i confini dell’argomento, vediamo ora di rispondere alla sempre più comune domanda che ci viene posta: “Dottore, mi conviene aderire alla Convenzione XY oppure no?”.
Dall’esperienza operativa, vi sono numerosi elementi da valutare, alcuni positivi ed altri negativi.
Sicuramente tra gli aspetti positivi di un’adesione ad una convenzione vi è la possibilità di ampliare il numero dei pazienti. Questo incremento può avvenire attraverso pazienti “diretti”, ossia convenzionati con il “terzo pagante”, ed attraverso pazienti “indiretti” che, collegati ai primi, vengono a conoscenza dell’odontoiatra attraverso una delle più antiche tecniche di marketing: il passaparola. Ovviamente, l’incremento è strettamente correlato, in primo luogo, alle tipologie di prestazioni che si vogliono convenzionare: sicuramente, convenzionando esclusivamente l’igiene, difficilmente riusciranno ad arrivare pazienti con grossi lavori protesici o grosse riabilitazioni. Attenzione quindi alle attività che vengono convenzionate.
Una seconda riflessione che deve essere fatta su questo tema attiene alle tipologie di strumenti che devono essere ben presenti nello studio per poter monitorare l’entità di questo ampliamento di “pazientela”: è quindi essenziale utilizzare un sistema di reportistica per analizzare (attraverso ad esempio le informazioni richieste nella prima visita) come il paziente sia venuto a conoscenza dello studio odontoiatrico e quali siano i motivi che lo hanno spinto ad affidarsi al professionista.
Una seconda motivazione che può spingere l’odontoiatra a convenzionarsi può essere etica e sociale: è sicuramente lodevole la scelta di curare a prezzi particolarmente vantaggiosi pazienti appartenenti a determinate fasce di popolazione che in alternativa non avrebbero la possibilità di accedere alle cure odontoiatriche.
Una terza motivazione che potrebbe spingere l’odontoiatra a valutare se aderire ad una convenzione consiste nel differenziarsi rispetto ad altri odontoiatri competitor, soprattutto in termini di servizi offerti. Per il paziente, infatti, scegliere un odontoiatra convenzionato significa beneficiare di una particolare facilità di accesso alle cure mediche, sia in termini di tempi entro i quali queste devono essere effettuate (questo aspetto però non vale per tutte le convenzioni), sia in termini di modalità di prenotazione. Inoltre, il paziente saprà a priori a quali spese andrà incontro, ben consapevole che i prezzi delle prestazioni odontoiatriche in convenzione, oltre a essere definiti e certi, saranno parzialmente “calmierati” e potrà inoltre beneficiare di eventuali rimborsi a carico dell’assicurazione o del fondo integrativo.
Analizzati quali possono essere i punti positivi del convenzionarsi per un odontoiatra, trattiamo ora quali sono, a nostro avviso, le controindicazioni.
Innanzitutto un elemento comune, sia per realtà di piccole dimensioni, sia per realtà di dimensioni più rilevanti, è il pesante incremento della burocrazia derivante dal convenzionamento. Dall’esperienza operativa, a fronte di un fatturato per cure odontoiatriche convenzionate di circa euro 120.000, è necessario l’impiego di un dipendente amministrativo dedicato, il cui costo si aggira mediamente intorno a euro 35.000. È evidente quindi che la scelta nel convenzionarsi può avere impatti molto pesanti sia in termini organizzativi, sia in termini economici, sulle realtà dei singoli studi. Va inoltre segnalato che, molto spesso, i rimborsi all’odontoiatra rimangono bloccati per eventuali errori formali nella comunicazione e nella documentazione fornita al fondo integrativo o all’assicurazione.
Un altro aspetto da tenere in considerazione è relativo all’ambito finanziario, ossia al tema della liquidità. Infatti, mediamente, le assicurazioni e i fondi integrativi pagano, una volta presentata tutta la documentazione, in un arco di tempo che oscilla tra i 60 giorni e i 180 giorni. È bene quindi interrogarsi, prima di sottoscrivere una qualsiasi convenzione, su quali possono essere gli effetti anche su i vari fornitori-partner a cui l’odontoiatra abitualmente si rivolge. Pensiamo al caso degli odontotecnici e dei collaboratori odontoiatri: saranno anche loro disposti ad attendere dai due ai sei mesi per essere pagati oppure l’odontoiatra si troverà costretto ad anticipare loro i pagamenti onde evitare di avere collaboratori scontenti con possibili ripercussioni negative in termini di qualità delle prestazioni fornite al paziente?
Un’ulteriore riflessione, parlando di convenzioni, verte sul grado di “fedeltà” del paziente convenzionato. Infatti, in base alla nostra esperienza operativa, la variabile che induce il paziente a scegliere un determinato odontoiatra nell’ambito delle convenzioni è solitamente il prezzo della prestazione. Se non si applicano strategie di customer retention particolarmente efficaci, diventa molto difficile riuscire a creare un rapporto “medico-paziente” basato essenzialmente sulla fiducia del secondo nelle qualità professionali del primo. Infatti, da dati di mercato, negli studi odontoiatrici la percentuale di nuovi pazienti che vengono acquisiti per effetto delle convenzioni oscilla tra l’1% ed il 5%. La motivazione può essere anche la scarsa conoscenza del tessuto economico locale che deve guidare nella fase di scelta delle convenzioni: esemplificando, quali risvolti positivi in termini economici ci si può attendere da una convenzione con mutue o fondi integrativi per dirigenti e professionisti se la realtà economica locale è costituita principalmente da operai e impiegati?
Non dimentichiamo poi i possibili effetti che il convenzionarsi può avere sui pazienti storici dello studio: potrebbe capitare che pazienti fidelizzati per le qualità professionali dell’odontoiatra, spostino la loro attenzione sulla variabile prezzo e quindi, nel caso di fuoriuscita dalla convenzione, decidano di cambiare dentista.
In relazione a quest’ultima considerazione, sorge una riflessione più profonda: convenzionarsi significa rischiare di perdere la propria autonomia professionale ed essere in una posizione di forte dipendenza rispetto a soggetti terzi. Tutto ciò quindi espone l’odontoiatra ad una serie di possibili elementi negativi. Capita spesso, infatti, che dopo aver “contrattato” il listino prezzi con l’assicurazione o il fondo sanitario, passato qualche anno, i prezzi delle prestazioni in convenzione vengano significativamente ridotti su specifico impulso del soggetto “terzo pagante”: lo studio è in grado di assorbire questa riduzione di prezzo mantenendo sempre la stessa qualità in termini di prestazioni mediche? E ancora, quali possono essere gli effetti sulla gestione interna e sulla organizzazione di una realtà odontoiatrica in caso di incremento o modifica delle modalità burocratiche con cui presentare le richieste di rimborso? E infine, quali ripercussioni si potrebbero avere sui conti correnti dello studio in caso di allungamento dei tempi di pagamento?
Infine, un’ultima riflessione attiene ai margini di redditività. Spesso, in virtù di vincoli imposti dalle convenzioni in termini di tempistiche di pagamento e prezzi da applicare per le singole prestazioni odontoiatriche, la redditività sulle prestazioni in convenzione è decisamente ridotta. Questo potrebbe non essere un problema per quelle realtà odontoiatriche che convenzionano poche prestazioni sanitarie, utilizzandole più che altro come strumento per incrementare il numero di prime visite, ed hanno un’ottima redditività su tutte le altre prestazioni non convenzionate. È imprescindibile, appare evidente, la conoscenza dei margini e della resa delle singole prestazioni odontoiatriche. L’unico strumento che può fornire queste informazioni è la contabilità analitica. Decidere pertanto di convenzionarsi senza avere questo set di informazioni, può essere una scelta molto rischiosa che l’odontoiatra può pagare a caro prezzo. Sono all’ordine del giorno i casi di odontoiatri che per effetto delle convenzioni non sono più riusciti a seguire i propri pazienti storici su cui avevano delle buone redditività per un incremento di pazienti poco “fedeli” su cui, per di più, effettuano cure poco professionalizzanti e con ridotti margini economici. Quanti odontoiatri convenzionati conoscono realmente quanto possa pesare sui conti del proprio studio l’eventuale riduzione di prezzo delle prestazioni protesiche o chirurgiche per effetto dell’adesione ad una determinata convenzione? Senza una contabilità gestionale che analizza i margini delle singole prestazioni confrontandole con i costi diretti e con i costi indiretti o generali della struttura, non si potrà mai rispondere in modo consapevole alla domanda se convenga o meno una specifica convenzione. In uno dei prossimi numeri di DoctorOs torneremo nel merito di questo aspetto, approfondendo i benefici economici e gestionali che la contabilità analitica può portare agli studi odontoiatrici.

Conclusioni
In definitiva, per rispondere compiutamente alla domanda circa la convenienza dell’adesione ad una o più convenzioni, diventa fondamentale valutare con attenzione tutta una serie di variabili strategiche e, soprattutto, avere piena coscienza dei propri margini di redditività di studio. È inoltre necessario avere un efficace ed immediato sistema di reporting per comprendere a fondo le motivazioni che hanno spinto un paziente a venire nel nostro studio al fine di poter valutare praticamente l’impatto sui conti e sugli utili dello studio stesso. Attenzione poi a capire a fondo il reale funzionamento delle singole convenzioni: non tutte hanno identici tariffari o medesime condizioni di pagamento e, spesso, la burocrazia per le richieste di rimborso varia da “terzo pagante” a “terzo pagante”.
Infine, l’adesione ad una o più convenzioni non è legata per forza alle dimensioni dello studio, anche se solitamente strutture più grandi hanno più facilità nel soddisfare le esigenze amministrative derivanti dalla maggiore burocrazia implicata dalla convenzione.
Secondo la nostra ampia esperienza pratica, gli studi maggiormente soddisfatti dell’adesione ad un sistema di convenzioni sono quelli in fase di start-up o che, per varie motivazioni, hanno subito una forte contrazione di pazienti.
Tuttavia, permetteteci una riflessione: il sistema delle convenzioni porta il paziente a scegliere l’odontoiatra principalmente in virtù della variabile prezzo, ma non bisogna dimenticare che ve ne sono tante altre che le teorie di marketing hanno negli anni considerato come fondamentali per la scelta di un servizio medico professionale. In estrema sintesi queste sono:

  • la qualità e l’innovazione del servizio (le cure odontoiatriche);
  • la posizione fisica dello Studio (in un luogo altamente visibile o di grande transito, la comodità di parcheggio eccetera;
  • la comunicazione tra medico e paziente e/o tra dipendenti della struttura e paziente (sia fisica in studio, sia cartacea, sia sul web);
  • la qualità professionale e relazionale delle persone che nello studio interagiscono con il paziente;
  • la facilità del processo di erogazione delle cure odontoiatriche (semplicità nel prenotare una visita, comodità di orario, durata della lista di attesa eccetera);
  • la trasmissibilità dell’esperienza positiva del paziente ad altri potenziali pazienti (videotestimonianze, casi clinici e il classico, ma sempre efficace, passaparola).

Non bisogna quindi dimenticare che una variazione sui prezzi praticati non è fortunatamente l’unica variabile che spinge un paziente a scegliere uno studio rispetto ad un altro, anche se (almeno negli ultimi anni) può avere una certa rilevanza. ●

Non tutto ciò che può essere contato necessariamente conta e non tutto ciò che conta può necessariamente essere contato.
Albert Einstein

Umberto Terzuolo
Alessandro Terzuolo

A cura di: Studio Terzuolo-Brunero e Associati