La gestione delle attività nello studio dentistico

“Ciò che è importante
è raramente urgente
e ciò che è urgente
è raramente importante”

Dwight David Eisenhower

Nell’era dei social media e delle notifiche push, la massima di Eisenhower potrebbe essere vista quasi come una guida antica al moderno detox digitale!

Pensiamo ai nostri smartphone: sono una fonte costante di “urgenze”. Un messaggio WhatsApp, una notifica di un commento su un nostro post su Instagram o un promemoria per un’attività, sembra tutto indilazionabile e improrogabile.

Sembrano tutti urgentissimi al momento, talmente pressanti dal distrarci da quello che stiamo facendo.

Ma fermiamoci un attimo a riflettere: quanti di questi “allarmi” sono proprio tali?

Quanti ne ricorderemo tra una settimana?

Sicuramente pochi, perché raramente sono veramente importanti.

Eisenhower, se fosse ancora tra noi, di certo direbbe di disabilitare le notifiche e dedicare più tempo a ciò che è davvero importante, come:

• svolgere la propria attività in serenità
• studiare
• passare del tempo di qualità con gli amici
• dedicarsi a un hobby appassionante.

In fondo, non è forse più gratificante finire quel libro che sta raccogliendo polvere sulla mensola, piuttosto che rispondere immediatamente a ogni bip dello smartphone?

Questa domanda ci invita a riconsiderare le nostre priorità, ricordando che non tutto ciò che brilla (o vibra, o suona) è oro. E nel nostro mondo iperconnesso, forse è proprio quello di cui abbiamo bisogno per ritrovare quotidianamente un minimo di pace mentale.

Focalizzandoci sul mondo del lavoro possiamo dire che il problema è ancora più evidente.

Quante volte capita di trovarci circondati da colleghi in preda al panico per una notizia fake appena pubblicata sui social, mentre c’è la scadenza imminente di una presentazione al cliente, le e-mail importanti si accumulano e i collaboratori sono in attesa delle comunicazioni relative alle attività di ognuno?

Quante volte ci troviamo a dover fronteggiare situazioni di stress e confusione dovute alla mancanza di un ambiente di lavoro ben organizzato e con una strategia chiara? Eppure, in un’epoca in cui la tecnologia e la digitalizzazione regnano sovrane, è fondamentale avere metodologie efficaci per garantire un ambiente di lavoro armonico e produttivo.

Forse Eisenhower, vedendo il caos appena descritto, tirerebbe fuori la sua famosa matrice, divisa tra compiti “importanti” e “urgenti” e inizierebbe a farci fare chiarezza su ciò che deve essere fatto subito e su ciò che può aspettare.

Nei nostri turni di lavoro, in cui ogni messaggio di WhatsApp sembra urlare per attirare l’attenzione, ci ritroviamo spesso ad affannarci in una maratona di multitasking senza fine. Eppure, sappiamo che alla fine, se tutto è urgente, nulla lo è davvero! E quando siamo sobbarcati da mille pensieri la nostra energia vitale ne risente così tanto, che ci troviamo stanchi, senza aver faticato.

Ogni tanto è necessario fermarsi e considerare cosa merita davvero la nostra energia emotiva e vitale.

Con una strategia ben pensata e la giusta tecnica di gestione del tempo, possiamo imparare ad avere una vita lavorativa (e anche personale) più equilibrata e soddisfacente. Possiamo e dobbiamo imparare a trasformare quel mare tempestoso di “da fare” in un lago navigabile di compiti ben organizzati, evitando l’esaurimento e, trovando anche il tempo per una meritata e rilassante pausa caffè, chiacchierando del tempo con chi ci sta vicino.

Immaginiamo ora di lavorare in uno studio dentistico in cui tutto è urgente: dal riordinare le biro esaurite a organizzare l’agenda, gestire i pazienti problematici e le urgenze, a presentare i preventivi, a preparare i protocolli di chirurgia, a gestire i pazienti debitori e riorganizzare in maniera logica spese e magazzino.

Se tutto riceve lo stesso livello di S.O.S. ci troviamo a saltare da un compito all’altro come dei supereroi in ogni momento. E alla fine della giornata? Ci sentiamo come se avessimo corso una maratona nel deserto senza aver fatto un passo fuori dall’ufficio.

Sapete quale è il vero problema? La mancanza di un piano preordinato e organizzato.

È come tentare di navigare in un quartiere sconosciuto al buio e senza mappa: giri e rigiri ma finisci sempre di fronte allo stesso distributore di caffè.

Questo ciclo di caos ci fa rimandare tutto, dalla riorganizzazione della scrivania a prendere decisioni importanti, perché alla fine, sembra che non ci sia mai un percorso logico e definito da seguire.

La soluzione è meno mistica e molto più metodica. Prendiamoci del tempo per noi e organizziamo il nostro tempo:

• facciamo una lista, a mente fredda, fuori dall’orario di lavoro, da soli e stabiliamo cosa deve essere fatto subito e cosa può aspettare;
• decidiamo quali compiti delegare e quali, con un po’ di coraggio, possiamo tranquillamente eliminare dalla lista delle cose da fare subito o magari eliminare proprio del tutto.

Una volta chiarito il campo di gioco, e pulita la nostra mente, anche il più intricato dei labirinti diventa un percorso da passeggiata.

Identificando le priorità principali della giornata, non si migliorerà solamente la produttività, ma sentiremo anche, finalmente, la sensazione di lavorare alle attività giuste ogni giorno.

Negli studi dentistici poco organizzati, in cui ancora non si è messo in moto il motore positivo della gestione delle priorità, il dottore, titolare dello studio, non solo si prende cura di ogni singolo paziente in poltrona, ma si assicura che l’agenda della giornata sia ben organizzata, deve badare alla puntualità dei pagamenti, alla gestione dei debitori, all’organizzazione delle giornate dei suoi collaboratori, agli ordini dei materiali, alla gestione del magazzino e agli accordi con i fornitori, e magari anche a rispondere al telefono!

Forse è un po’ troppo non pensate?

Il salto di qualità si fa quando finalmente si decide di gestire in maniera imprenditoriale il proprio studio. Questo inizia quando ogni attività viene gestita e programmata dettagliatamente tramite la creazione di protocolli, procedure e mansionari, accessibili a tutti, semplici e intuitivi per assicurare a tutti l’ottima resa del lavoro da svolgere.

Questo tipo di organizzazione ci permetterà di raggiungere una situazione di benessere personale e dello studio, avere una gestione responsabile delle attività, non perdendo di vista quello che è di fondamentale importanza per noi e per il paziente, che deve uscire dallo studio sempre felice e soddisfatto.

Il primo passo per portare a termine un’attività del genere con la creazione di un protocollo è scrivere tutti i passaggi che servono per avviarlo e completarlo.

In questa maniera quando lo eseguiamo evitiamo di sovraccaricare il cervello, perché quello che è scritto finalmente non va ricordato.

Questa semplice considerazione sembra una ovvietà, ma solo per chi non lo fa.

Nelle mie consulenze quando insegno a riorganizzare lo studio in crisi mediante la creazione di protocolli, procedure e mansionari, la prima cosa che mi viene detta dal personale è: ma noi i protocolli li abbiamo!

Bene, è la mia risposta, fammeli vedere, e qui casca l’asino.

Li abbiamo tutti a mente! Questa è la presuntuosa risposta.

Da questo momento inizia il mio lavoro, quello duro, per cambiare la mentalità delle persone che in maniera inconscia ma egualmente orgogliosa pensano di tenere tutto a mente. Basta chiedere a due persone che lavorano nello stesso studio fianco a fianco da anni, di descrivere lo stesso protocollo che “sanno benissimo a mente” per avere due risposte completamente dissimili e a volte in contrasto fra loro.

Finalmente a quel punto posso iniziare a convincere gli allievi e le allieve dei nostri corsi ad iniziare a mettere su carta i protocolli, le procedure e i mansionari e realizzare la ristrutturazione positiva delle attività dello studio.

Così facendo è stato possibile raggiungere gli splendidi risultati con gli studi che ho affiancato negli anni con le mie consulenze, le formazioni e gli incontri one to one.

Sarà necessario creare una vera e propria check list (come quella che i piloti devono controllare e approvare prima del decollo) da applicare sin dall’apertura dello studio, in cui spuntiamo passo dopo passo ogni attività, per garantire che tutto venga svolto correttamente senza dimenticanze, a carico della “prima che entra”. Modernamente e con il fine del rispetto dell’ambiente questo avviene non su cartaceo, ma su quello che noi chiamiamo “quaderno ecologico”. Questo è un foglio di excel presente nel pc del front office, che viene via via flaggato man mano che ogni singola operazione necessaria all’apertura viene svolta. Così come sarà presente un altro foglio per l’uscita, di responsabilità all’”ultima che esce”.

La strategia che insegniamo è perfetta per liberare la mente dal peso di dover ricordare ogni dettaglio per fare le cose e permette di focalizzarsi solo ed esclusivamente sull’azione, rendendo tutto più gestibile e dinamico.

Con ogni passaggio ben pianificato e ogni dettaglio sotto controllo, il dentista sarà davvero un esperto di sorrisi nonché un mago dell’organizzazione, capace di trasformare ogni giornata lavorativa efficiente e serena.

E, se il buongiorno si vede dal mattino, questo sarà il modo migliore per accogliere i nostri pazienti e dedicare loro il giusto tempo senza distrazioni dovute alla preparazione iniziale dello studio, con tutta l’attenzione che meritano.

Li accogliamo in reception con un grande sorriso e li facciamo accomodare in sala d’attesa, mentre si avvisa il dottore che si occuperà del caso assicurandoci che l’orario prefissato venga rispettato.

Insegniamo anche che il primo incontro con il paziente è fondamentale, la base per instaurare un rapporto solido e di fiducia.

Tutto questo diventa possibile grazie alla creazione del team di prima visita, composto dal dottore, dall’assistente e dalla segretaria, una vera e propria squadra creata ad hoc che lavora insieme per garantire un’organizzazione clinica efficiente e un’esperienza ottimale per il paziente.

Grazie alla collaborazione e alla comunicazione all’interno del team, il paziente si sentirà supportato e ben assistito fin dal suo primo appuntamento.

L’unione fa la forza!

Come un gruppo di scienziati che collaborano insieme per risolvere un problema complesso può ottenere risultati sorprendenti, allo stesso modo, una squadra di calcio in cui ogni giocatore svolge il suo ruolo in modo eccellente può vincere una partita difficile.

In entrambi i casi, la cooperazione e la sinergia tra i membri del team sono fondamentali per raggiungere il successo.

Come un gruppo ben oliato, ogni membro dello staff lavora insieme in perfetta sincronia per raggiungere gli obiettivi prefissati.

Ogni componente è fondamentale per il corretto funzionamento del gruppo, proprio come gli ingranaggi di un motore perfetto.

L’adozione di protocolli collaudati e ben definiti è la chiave per una gestione e pianificazione efficiente delle attività e dei tempi, niente viene lasciato al caso.

La gestione delle attività non è solo un’opportunità da svolgere, ma una necessità per rimanere al passo con i tempi e offrire un servizio di alta qualità ai pazienti.

In un’epoca in cui la concorrenza delle grandi catene è sempre più agguerrita, la capacità di gestire in modo efficiente le attività del proprio studio dentistico è essenziale per rimanere competitivi e garantire la propria crescita e affermazione nel settore.