La differenza tra un team che “porta a casa il compitino” e uno che diventa il cuore pulsante del tuo studio non sta solo nel modo in cui li consideri: dipendenti o risorse strategiche? C’è molto di più!
Dipende da come li formi, li motivi e li coinvolgi. Un team non nasce strategico, lo diventa. E la chiave per questa trasformazione è semplice: formazione, consapevolezza e responsabilità.
Quando le persone non si limitano a eseguire ordini, ma capiscono il perché di quello che fanno, il loro lavoro cambia. E insieme a loro cambia tutto lo studio.
E per farlo succedere davvero?
- Instilla un senso di responsabilità:
ognuno sentirà di fare la differenza. - Punta sulla formazione continua:
un team ben preparato oltre ad avere le competenze, trasmetterà ai pazienti, ai collaboratori e ai colleghi sicurezza e motivazione. - Crea connessione e allineamento:
un gruppo diventa squadra quando si condividono obiettivi e valori.
Non è un percorso teorico: è qualcosa che si costruisce con il giusto supporto e le giuste strategie. Andiamo a vedere in ogni passo, i punti chiave per accendere il grande motore del tuo studio.
Trasmetti il senso di responsabilità
Il primo passo per creare un team di eccellenza è instillare un senso di appartenenza e responsabilità. Ogni membro del team deve sentirsi parte integrante dello studio, capendo che ogni dettaglio conta, anche le cose che sembrano più “insignificanti”. Dall’ordine della sala d’attesa, alla pulizia degli strumenti, fino al modo in cui si risponde al telefono. Ogni azione ha un impatto.
Per questo, ogni membro dovrà avere la corretta collocazione in un organigramma aziendale chiaro, ben definito e comunicato a tutto lo staff, in modo da sapere esattamente di cosa ognuno è responsabile e come il proprio ruolo contribuisca al successo dello studio. Quando ognuno sa cosa fare e perché lo fa, il senso di responsabilità nasce in modo naturale.
Come si trasmette questo mindset?
- Dando l’esempio:
se sei la prima persona a dimostrare attenzione e cura per ogni aspetto dello studio, i tuoi collaboratori ti seguiranno. - Riconoscendo il valore del loro lavoro:
un semplice “grazie” o un riconoscimento detto nel momento giusto, può fare la differenza. - Coinvolgendoli nelle decisioni:
far sentire la propria voce aumenta il senso di responsabilità e appartenenza.
Forma il tuo team e partecipa alla loro crescita
Un team formato non è solo più efficace, ma permette anche a te, titolare, di concentrarti sulle attività strategiche dello studio. La formazione non deve essere vista come un costo, ma come un investimento che porta risultati concreti.
Ma attenzione: non basta mandare i tuoi collaboratori a formarsi, devi esserci anche tu! Se vuoi che il tuo team lavori con impegno e segua le direttive, devi essere al loro fianco, partecipando alla formazione. Solo così potrete allinearvi e costruire un ambiente di lavoro coeso e produttivo.
La formazione del personale dovrebbe includere:
- Gestione delle tempistiche:
dall’agenda appuntamenti ben organizzata, ai turni del team. Una perfetta gestione del tempo migliora la produttività di ogni persona e riduce il caos quotidiano; - Comunicazione efficace:
saper comunicare con i pazienti e tra le aree di lavoro in modo chiaro e rassicurante, migliora la fiducia e la fidelizzazione; - Gestione delle obiezioni e dei pagamenti:
un team che sa gestire le richieste economiche e le perplessità del paziente, aiuta a convertire più preventivi in trattamenti accettati e trasmettere sicurezza e professionalità, sia in poltrona che in segreteria.
Scegli sempre formazioni pratiche, così da permettere al tuo team di applicare fin da subito le competenze apprese. E tu sarai lì con loro, per riorganizzare e costruire insieme il futuro del tuo studio.
Coinvolgi il team nella riorganizzazione dello studio
Il successo di uno studio dipende dalla capacità di lavorare con processi chiari e definiti. Creare protocolli interni, standardizzare procedure e assegnare ruoli ben precisi, permette di ottimizzare i tempi, ridurre gli errori e aumentare l’efficienza.
Quali sono gli aspetti da migliorare?
- Protocolli di segreteria: avere procedure standardizzate per accogliere i pazienti, rispondere alle chiamate, gestire l’agenda appuntamenti e seguire protocolli specifici per la presentazione dei preventivi, la gestione dei pagamenti e dei debitori. Non solo, imparare a controllare i preventivi accettati e non accettati e capire chi se ne occupa concretamente, ci aiuterà a monitorare l’efficacia del lavoro svolto, individuare eventuali criticità e adottare strategie mirate per migliorare il tasso di conversione e la gestione economica dello studio.
- Protocolli clinici: stabilire chi fa cosa, come e quando, per rendere l’area operativa fluida ed efficiente. Avere dei protocolli del piano di lavoro, permette di organizzare le sedute cliniche e ottimizzare i tempi per ogni appuntamento in poltrona. Altrettanta attenzione dovrai dedicarla alla costruzione di un sistema che garantisca la massima precisione sull’entrata e sull’uscita dei dispositivi odontotecnici.
- Gestione ordini e del magazzino: crea gli strumenti per evitare sprechi e garantire sempre la disponibilità dei materiali necessari.
Migliora la fiducia del paziente attraverso il tuo team
Il rapporto con i pazienti non dipende solo da te, ma lo costruisce tutto il tuo team. Una segreteria ben preparata, un’area clinica perfettamente attenta e un ambiente professionale e accogliente, fanno sentire il paziente al centro dell’attenzione, aumentandone la sua fiducia.
Alcuni elementi chiave:
- La prima impressione conta perché “non c’è mai una seconda occasione per fare una buona prima impressione”: il primo contatto con lo studio, avviene spesso tramite telefono o accoglienza in reception. Il modo in cui il paziente viene accolto può influenzare la sua decisione di affidarsi a te. Banalmente, anche rispondere al telefono con il sorriso può fare la differenza;
- la gestione delle obiezioni: il paziente può avere dubbi sui trattamenti o sui costi. Un team formato sa come rispondere in modo chiaro e rassicurante, senza dover chiedere continuamente informazioni aggiuntive ad altri;
- l’empatia e la gentilezza: un paziente che si sente accolto e compreso è più propenso ad accettare i trattamenti proposti, anche davanti a piani di trattamento complessi e onerosi.
Porta il tuo team al livello successivo
Se vuoi che il tuo team diventi davvero una risorsa strategica per il tuo studio, devi investire nella sua crescita. La teoria è importante, ma è solo con la pratica che si ottengono risultati.
Un team formato e consapevole del proprio ruolo è un team che lavora con efficienza, riduce il carico di lavoro del titolare e fa crescere lo studio in modo solido e duraturo.
Non lasciare che il tuo team resti un semplice gruppo di dipendenti: trasformalo in una squadra vincente, pronta a far crescere il tuo studio con te!
E ricorda: il primo a dover fare il passo sei proprio tu!
