Il complesso periodo economico che stiamo vivendo sta rivoluzionando completamente il modo di lavorare di tanti odontoiatri e dei tanti studi presenti in tutta la penisola. L’accelerazione dei cambiamenti del mercato, i margini delle prestazioni “standard” che si riducono sono alcuni dei fattori che, bene o male, ogni professionista si trova a dover affrontare quotidianamente.
Fare l’odontoiatra oggi è più difficile di un tempo e la soluzione è una sola. Aumentare gli strumenti che danno informazioni sull’andamento dello studio e restringere l’arco temporale di analisi. In parole semplici, controllare meglio e di più, in modo da poter prendere decisioni in anticipo e con lucidità.
Fino ad alcuni anni fa, infatti, era abbastanza raro riscontrare difficoltà di tipo finanziario, ossia di liquidità sui conti correnti, per studi professionali ben avviati.
Oggi invece sempre più variabili vanno tenute in considerazione per “gestire bene uno studio” e non va sottovalutata l’importanza di consultare numeri e dati sul proprio operato.
Per non trovarsi in difficoltà serve il controllo di gestione
Come anticipato, capita sempre più di frequente sentire odontoiatri che ci chiedono: come mai la mia liquidità sui conti correnti si riduce? Come mai sono costretto ad utilizzare il fido, lo scoperto sul conto corrente, costantemente e non riesco a rientrare di tale somma?
La risposta a queste domande, ahimè, non è semplice, ma deve essere contestualizzata ed è la conseguenza di una attenta analisi dei dati contabili e finanziari (controllo di gestione).
In alcuni casi però, dietro a queste domande, vi è una qualche avversione ai dati numerici, per scelta di studi o attitudini o, più semplicemente, per abitudine di tanti anni.
Sicura novità nel panorama odontoiatrico è invece la necessità, ormai irrinunciabile, di effettuare dei programmi chiari di anno in anno, per poter capire poi dove si è sbagliato e dove si è fatto bene.
Per fare questo sono quindi necessari dei numeri, con cui è opportuno prendere confidenza.
Bisogna dotarsi, a seconda delle dimensioni dello studio, di strumenti previsionali più o meno analitici quali i budget, e, nello specifico, del budget finanziario. Questi strumenti permettono infatti di fare previsioni, più o meno attendibili, sul futuro del proprio studio.
In definitiva occorre prima controllare, poi capire, di conseguenza imparare e, finalmente, cambiare.
Come è naturale, le previsioni sono caratterizzate da una componente di incertezza. Pensare di fare una previsione perfetta, senza avere una forte esperienza alle spalle, è forse utopico, ma è invece alla portata di tutti, se ben informati ed aiutati, realizzare una previsione attendibile, magari al 90%, che permette però di fornire informazioni importanti in anticipo.
Non fare previsioni, ossia correre il rischio di “lavorare al buio” e non avere una minima idea delle proprie entrate ed uscite future può mettere in serie difficoltà lo studio.
Scopo del presente articolo non è, né potrebbe essere diversamente, quello di fornire ricette magiche adattabili ad ogni realtà; piuttosto la finalità è quella di fornire una prima informazione sull’utilità dello strumento, contestualizzando con un esempio pratico “tipo”.
Il budget: un argomento tecnico a cui dedicare tempo e risorse
Da diversi anni sosteniamo l’utilità, per il dentista, della formazione nell’attività extraclinica, oltre, ovviamente, a quella ineludibile in ambito clinico.
Vista però la complessità dell’argomento, salvo una prima formazione di base, è opportuno farsi assistere da consulenti, anche dal proprio commercialista, purché dotati di competenze ed esperienza in ambito gestionale.
Il controllo di gestione è certamente una materia complessa a cui l’odontoiatra deve dedicare risorse sia in termini di tempo, sia in termini di personale interno o consulenti dedicati, almeno, ad un controllo di primo livello.
Se si vuole gestire consapevolmente uno studio e non essere “unicamente” dei bravi clinici, è opportuno dotarsi del primo e più immediato strumento in grado di aiutarci nelle previsioni: il budget finanziario.
Che cos’è il budget finanziario e a cosa serve
Il budget finanziario, in estrema sintesi, è un documento di previsione finalizzato a comprendere le evoluzioni della liquidità dello studio; la liquidità, a sua volta, è la differenza tra le entrate e le uscite monetarie (entrate meno uscite).
Per creare un budget finanziario si dovranno quindi effettuare due stime distinte: una stima sulle “entrate” ed una stima sulle “uscite”.
In parole semplici, ogni accredito sui conti correnti dello studio rappresenta un’entrata, mentre ogni addebito dal conto dello studio (ogni pagamento) rappresenta un’uscita (nel caso di denaro contante, tutto ciò che “riempie il portafoglio” è un’entrata e tutto ciò che “svuota il portafoglio” è un’uscita).
Lo strumento risulta particolarmente utile soprattutto se lo studio ha poca liquidità, ma è comunque fondamentale quando si decide di effettuare un investimento importante: l’acquisto di un immobile, l’acquisto di una attrezzatura costosa (una TAC ad esempio) o ancora la ristrutturazione del proprio studio.
Per creare il budget finanziario si parte dai dati della contabilità (se non altro perché sono già a disposizione senza grandi sforzi) ma questi dati vanno rivisti, ragionati e interpretati. Vi sono dei dati, uno su tutti gli ammortamenti annuali, che sono giustamente presenti in contabilità, ma non danno luogo direttamente ad un’uscita finanziaria e quindi nel budget finanziario non devono essere inseriti.
Cosa si intende per “entrate” e come stimarle
Per entrate si intendono tutte quelle operazioni che consentono di incassare della liquidità da parte dello studio. In primo luogo vi sono certamente le parcelle emesse ai pazienti ed incassate dallo studio ma rientrano anche eventuali finanziamenti concessi da banche o società finanziarie che permettono di far aumentare, in positivo, il saldo del conto corrente dello studio.
L’importo delle entrate, soprattutto per quanto riguarda le prestazioni eseguite ed incassate da parte dell’odontoiatra, è certamente una variabile difficile da prevedere con precisione assoluta. Tuttavia, utilizzando i dati storici e il fatturato incassato negli anni passati è possibile formulare delle previsioni sufficientemente attendibili.
Si può infatti ipotizzare che le somme globalmente incassate nell’anno precedente rimangano, tutto sommato, invariate o, a voler essere prudenti, si può ipotizzare un calo del 5-10%.
Se si ipotizza di aver incassato, nell’anno 2013, un totale annuo di 330.000 euro, si potrebbe prudenzialmente stimare per il 2014 di incassare 300.000 euro prevedendo già un calo pessimistico di circa il 9%. Questa cifra prudenziale di 300.000 euro deve ovviamente essere divisa per i singoli mesi dell’anno (non sarà chiaramente incassata tutta solo a dicembre o solo a gennaio!). È inoltre molto probabile che nel mese di agosto, a causa della chiusura per ferie dello studio, non verrà incassato alcunché. Pertanto gli incassi dovranno essere divisi per 11 mesi e non per 12 (perché agosto non produce entrate). Quindi, nell’ipotesi del budget, inseriremo 27.273 euro (300.000 diviso 11) di entrate per ogni singolo mese. Volendo affinare ulteriormente la stima, si può ipotizzare un trend, abbastanza comune negli studi dentistici-odontoiatrici, per cui i mesi di luglio e dicembre vedono incassi lievemente maggiori a discapito di mesi quali gennaio o settembre. Tuttavia ogni studio è una realtà a sé e quindi non è possibile effettuare delle generalizzazioni; si dovrà invece calare ogni previsione nella specifica realtà.
Cosa si intende per “uscite” e come stimarle
Sul fronte invece delle uscite, la previsione può essere più articolata e complessa anche se, solitamente e salvo imprevisti, risulta fortunatamente più precisa.
In primo luogo, le uscite sono rappresentate da tutti i pagamenti che l’odontoiatra deve effettuare: siano essi per il personale dipendente (assistenti e segretaria), per i collaboratori (colleghi odontoiatri, ortodontisti, igienisti eccetera), oppure per l’acquisto di un riunito o ancora per il pagamento delle imposte.
Particolare attenzione, ad esempio, va riservata al costo del personale dipendente. Grazie al supporto del consulente del lavoro, è possibile sapere esattamente l’esborso finanziario di ogni mese, considerando la tredicesima e la quattordicesima mensilità, che comportano, solitamente, maggiori pagamenti a luglio e a dicembre. Tuttavia, il dato che risulta dal contratto di assunzione non tiene conto degli straordinari e pertanto potrà essere prevista una percentuale prudenziale di maggiori uscite.
Una programmazione finanziaria permette inoltre di modulare e regolare i pagamenti di odontotecnici e fornitori di materiale dentale. Sfruttando magari tempi di pagamento dei fornitori a 90 o 120 giorni, sui quali si può corrispondere un interesse al fornitore stesso, si potrà rimanere in equilibrio finanziario ed evitare di “andare in rosso” sul conto o sforare il limite massimo di utilizzo del fido bancario.
Un altro semplice consiglio per mantenere in equilibrio i conti dello studio è quello di pagare i propri collaboratori (odontoiatri o igienisti) a percentuale una volta che si incassano le somme dai pazienti e non “sull’eseguito”.
Esempio numerico
Per rendere tuttavia l’argomento meno teorico e di più facile comprensione nei risvolti operativi, abbiamo ritenuto necessario effettuare un esempio numerico indicando in tabelle la sintesi di un lavoro previsionale. I numeri fanno riferimento ad un’ipotesi di studio con due riuniti, un’assistente e una segretaria, un collaboratore ed un “affitto passivo”.
Vediamo in primo luogo il fronte delle entrate con le relative ipotesi (tab. 1). Fatturato stimato su anni passati 300.000 euro. Nel mese di agosto lo studio risulta chiuso, pertanto 300.000 diviso 11 mesi = 27.272 euro. Si ipotizzano però incassi lievemente più alti nei mesi di dicembre (33.000 euro) e luglio (33.000 euro).
Gli altri mesi invece si attestano su una media di 26.000 euro.
Nel mese di febbraio, inoltre, si ottiene un finanziamento di 20.000 euro per l’acquisto di un riunito.
Ovviamente si tratta di stime semplificate.
Per quanto riguarda le uscite solitamente il dettaglio è maggiore; vediamo ora le ipotesi e la tabella riassuntiva (tab. 2).
Due lavoratori dipendenti che si occupano sia di assistenza alla poltrona che di segreteria. Un collaboratore pagato il 30% sul fatturato incassato dallo studio ma a lui riferito (130.000 fatturato per 30% = 39.000). Il collaboratore ad agosto non lavora e quindi il fatturato e la percentuale sono concentrati negli altri mesi. Odontotecnico e materiale dentale, per ipotesi, sono pagati ogni 60 giorni (ossia 6 volte all’anno). Affitto mensile di 1.500 euro. Acquisto riunito per 20.000 euro con pagamento 50% all’ordine (febbraio) e restante 50% dopo 3 mesi. Spese varie 750 euro al mese. Imposte (tasse) pagate a giugno (16.000 euro) e novembre (24.000 euro), per un totale annuo di 40.000 euro.
Segue tabella riassuntiva (tab. 3) con il saldo progressivo del conto corrente mensile ipotizzando di partire da zero e di non prelevare mai liquidità dallo studio per esigenze personali e private.
| Entrata (Incassi) | Gennaio | Febbraio | Marzo | Mese XY | TOTALE ANNUO |
|---|---|---|---|---|---|
| Parcelle emesse e incassate (previsione!) | 26000 | 26000 | 26000 | X | 300000 |
| Finanziamenti ricevuti (prestiti da banche, finanziarie, etc.) | 0 | 20000 | 0 | X | 20000 |
| Altre entrate (rimborsi, etc.) | 0 | 0 | 0 | X | o |
| TOTALE | 26000 | 46000 | 26000 | X | 320000 |
| Uscita (Spesa) | Gennaio | Febbraio | Marzo | Mese XY | TOTALE ANNUO |
|---|---|---|---|---|---|
| Personale dipendente (2 x 14 mensilità, spesa lorda) | 4000 | 4000 | 4000 | X | 56000 |
| Collaboratori odontoiatri | 3500 | 3500 | 4000 | X | 39000 |
| Odontotecnico | 3350 | 0 | 3350 | X | 20100 |
| Materiale dentale | 2200 | 0 | 2200 | X | 13200 |
| Spese per immobili (affitto, utenze, etc.) | 1500 | 1500 | 1500 | X | 18000 |
| Spese per servizi vari | 1600 | 1600 | 1600 | X | 19200 |
| Uscite per riunito | 0 | 10000 | 0 | X | 20000 |
| Tasse | 0 | 0 | 0 | X | 40000 |
| Spese varie | 750 | 750 | 750 | X | 9000 |
| TOTALE | 16900 | 21350 | 17400 | X | 234500 |
| Gennaio | Febbraio | Marzo | Mese XY | TOTALE ANNUO | |
|---|---|---|---|---|---|
| Saldo iniziale | 0 | 9100 | 33750 | X | 0 |
| Flusso mensile | 9100 | 24650 | 8600 | +/- Y | 85500 |
| Saldo finale | 9100 | 33750 | 42300 | XY | 85500 |
Di fatto, secondo questo esempio “tipo”, l’odontoiatra nell’anno potrà prelevare circa 85.500 euro dal proprio studio, dato dalla differenza tra 320.000 euro di “entrate” e 234.500 euro di “uscite”; il tutto considerando il pagamento delle imposte e considerando il finanziamento attivo di 20.000 euro (che verrà restituito negli anni futuri).
Conclusioni
Come appare chiaro dall’esempio numerico, l’utilità del budget finanziario dipende molto dalla bontà delle ipotesi. Se si riesce a stimare con buona approssimazione sia il fronte delle entrate sia il fronte delle uscite si potrà avere, con ragionevole anticipo, la previsione di ciò che succederà ai conti dello studio, ipotizzando già la necessità o meno del ricorso a fonti di finanziamento.
Prevedere, quindi, consente di stare più tranquilli o, si spera di no, permette di anticipare eventuali momenti “critici” per non farsi cogliere alla sprovvista.
Le previsioni sono estremamente difficili. Specialmente sul futuro
Niels Bohr
Alessandro Terzuolo
Umberto Terzuolo
