Una rivoluzione amministrativa alle porte: la fatturazione elettronica e l’archiviazione digitale

134
fatturazione elettronica

La legge di bilancio 2018 ha previsto l’obbligo di fatturazione elettronica, a partire dal 1 gennaio 2019, praticamente per tutti i soggetti titolari di partita IVA (dentisti, odontoiatri, igienisti, Studi Associati, SRL, STP), indipendentementedal fatto che fatturino solo ad altri soggetti con partita IVA (aziende e professionisti) o solo a soggetti privati (i pazienti, per intenderci).

In tutto il primo semestre 2018 gli operatori del settore, Amministrazione finanziaria compresa, hanno cercato di approfondire i risvolti pratici di questa vera e propria ”rivoluzione copernicana” che, vi possiamo assicurare, sono parecchi e complessi.

Quest’obbligo, infatti, seppur una volta a regime e ben impostato potrà portare dei risparmi in termini di tempo, e quindi generare maggiore efficienza, impatterà moltissimo sul reparto amministrativodi tutte le aziende e gli studi professionali (anche in forma di professionisti singoli).

Ovviamente il settore odontoiatrico-sanitario non sarà escluso da questi cambiamenti e, per intenderci, non potrà più emettere fatture in modalità cartacea o in modalità informatica “normale” (file word, excell o pdf solo per fare alcuni esempi).

Dovranno essere rispettati i “complessi” requisiti della fatturazione elettronica (requisiti che vedremo nel dettaglio in seguito), non ultimo prestando attenzione alle specifiche modalità di invio e conservazione.

Seppur in misura molto ridotta rispetto al futuro flusso di fatture, la fatturazione elettronica, come forse alcuni odontoiatri già sanno, è oggi già obbligatoria nei confronti della Pubblica Amministrazione (le ASL per fare un esempio semplice).

Solo per fornire un’idea delle dimensioni del fenomeno, seppure queste stime siano affidabili solo in parte, ad oggi sono gestite circa 30 milioni di fatture attraverso la fatturazione elettronica (cosa che comporta l’invio telematico ad un sistema centralizzato dell’Amministrazione finanziaria) ma, a regime, si stima che possono diventare 1 miliardo e mezzo circa.

Non è improbabile che vi saranno disagi e inefficienze tecniche, visti i numeri davvero importanti del fenomeno.

Sempre per contestualizzare l’obbligo, dal 1 luglio 2018 sarebbe dovuto entrare in vigore l’obbligo di fatturazione elettronica nel settore dei carburanti (e nei sub-appalti pubblici), obbligo che è stato procrastinato anch’esso al 1 gennaio 2019 almeno per quanto riguarda la vendita di benzina e gasolio per autotrazione presso i cosiddetti “distributori”, che essendo tutt’altro che pronti all’applicazione pratica dell’obbligo normativo, minacciando lo sciopero generale, hanno ottenuto un rinvio di sei mesi.

fatturazione elettronica

Perché è stato introdotto l’obbligo di fatturazione elettronica

Il motivo è abbastanza semplice e, per usare le parole dell’Agenzia delle Entrate, non c’è nulla di più chiaro che “incremento del gettito stimato”, ossia incassare più imposte dai contribuenti.

Questo maggiore incasso, per una volta, non arriverà dall’aumento di qualche imposta, bensì dovrebbe arrivare dal corretto rispetto delle norme tributarie nonché dal corretto versamento, soprattutto in riferimento al mondo Iva, delle imposte dovute.

A qualsiasi operatore del mondo dentale potrà risultare strano come la fattura elettronica possa aumentare il gettito Iva, ma, per coloro che non fatturano in esenzione di Iva (cioè la maggioranza delle attività economiche) in alcuni casi, per quanto non corretto, il mancato versamento dell’Iva incassata dai clienti può rappresentare una forma (estrema e costosa) di finanziamento delle necessità aziendali.

In aggiunta a ciò, ossia a chi pur dichiarando correttamente tutto non è in grado di versare le imposte (Ivain primis), vi sono situazioni ancora più patologiche come quelle di soggetti che utilizzano fatture per operazioni inesistenti detraendo però l’Iva sugli acquisti.

Questi fenomeni, sicuramente da condannare e contrastare il più possibile, risultano purtroppo particolarmente diffusi in alcune zone d’Italia e in alcuni settori economici (anche connessi al rischio di infiltrazioni criminali).

Quello che però sta succedendo è che lo Stato, non essendo praticamente in grado di combattere efficacemente alcuni comportamenti scorretti/criminali particolarmente insidiosi, riversa su tutti i contribuenti un adempimento amministrativo che potrebbe generare costi ulteriori.

La nostra opinione è che sicuramente la prima fase(magari il primo anno) comporterà qualche investimento informatico e parecchie perdite di tempo, tuttavia, a regime si avrà un’efficienza e unarapidità nel recupero dei datiche potrà, come spesso capita con l’utilizzo delle nuove tecnologie, far risparmiare tempo e quindi denaro a tutti.

Allargando un attimo l’angolo di osservazione del fenomeno, a livello europeo, l’Italia rappresenta lo Stato membro capofila in questo progetto di modernizzazione dell’apparato amministrativo informatico ed ha ottenuto la deroga per applicare tale regime in modo obbligatorio (e non facoltativo) per tutti i contribuenti sino al 31 dicembre 2021.

In questo periodo l’Italia dovrà dimostrare di aver recuperato il cosiddetto gap IVA, ossia tutta l’Iva che risulta evasa nel nostro Paese, cifra che rappresenta circa un quarto di tutta l’Iva evasa a livello europeo (un triste primato).

Con tale progetto lo Stato si attende maggiori entrate per circa 2,05 miliardi di euro, di cui 1,6 miliardi per Iva e il resto attraverso imposte sui redditi.

Queste attese, seppur non tengono probabilmente conto del fatto che complicare le modalità di emissione delle fatture potrebbe in qualche modo favorire il cosiddetto “nero”, si basano sulla possibilità di individuare in tempo reale i soggetti che non versano Iva o utilizzano fatture per operazioni inesistenti (c.d. false).

Non ultimo, l’Amministrazione finanziaria sarà poi in grado di fotografare esattamente il tenore di vita di tutti i contribuenti che ricevono fatture per i loro acquisti, andando a individuare rapidamente eventuali anomalie tra spese e reddito dichiarato.

Il settore odontoiatrico, per quanto riguarda le finalità di recupero del gettito, non risulta pressoché toccatodalla manovra, in virtù dell’esenzione Iva, , se non forse in riferimento alle potenzialità di individuazione del tenore di vita connesso agli acquisti.

Fatturazione elettronica: nuove regole e archiviazione digitale

  1. Cosa si intende per fattura elettronica

Per fattura elettronica si intende la fattura che sia stata emessa e ricevuta in formato elettronico,tale da rendere inalterabile il documento(ad esempio attraverso il formato XML ossia eXstensible Markup Language, obbligatorio tra privati e verso la Pubblica Amministrazione).

Le specifiche tecniche che individuano una fattura elettronica sono state approvate con un provvedimento dell’Agenzia delle Entrate del 30 aprile 2018 (il n. 89757).

Inoltre, una fattura per essere considerata elettronica deve essere inviata e ricevuta tramite un canale telematico specifico, il c.d. Sistema di Interscambio (SdI).

Tale canale telematico, detenuto, gestito e controllato dall’Amministrazione finanziaria, servirà sostanzialmente da mega “imbuto” per tutti i flussi delle fatture elettroniche (ossia il 90% delle fatture) e permetterà all’Amministrazione finanziaria di avere sempre sotto controllo, in tempo reale, la reciprocità delle fatture (la stessa fattura, infatti, rappresenta una fattura attiva per chi la emette e una fattura passiva per chi la riceve).

  1. Quali soggetti e/o operazioni non sono tenuti all’emissione/ricezione della fattura elettronica

Come detto, l’obbligo di fatturazione elettronica varrà sia per le operazioni c.d. business to business(tra aziende, professionisti e soggetti dotati di partita Iva in genere) sia per le operazioni cosiddette business to consumer, ossia anche nei confronti dei privati (i pazienti, ad esempio).

Gli unici soggetti attivi esclusi dall’obbligo di emissione (e trasmissione allo SdI) delle fatture elettroniche sonoi c.d. “contribuenti minimi” (specifico regime fiscale per attività minori), i soggetti che hanno aderito al regime “forfetario”(specifico regime fiscale previsto per attività minori) e alcuni produttori agricoli. Senza entrare troppo nel tecnico, cosa che esulerebbe dalla finalità di questo articolo, sono ovviamente esclusi dall’obbligodi emettere le fatture in formato elettronico i soggetti esteri(non stabiliti in Italia).

Pertanto, le fatture ricevute dall’estero non saranno in formato elettronico,così come le eventuali fatture emesse a soggetti esteri(fenomeno abbastanza raro nel mondo dentale) non dovranno essere obbligatoriamente elettroniche (ma potranno comunque esserlo per scelta di omogeneità).

Si segnala che la trasmissione delle fatture elettroniche al Sistema di Interscambio (SdI) comporta dei controlli automatici, circa una quarantina, da parte del Sistema stesso, prima di accettare la fattura e trasmetterla al recapito individuato del destinatario.

Qui si incominciano a capire gli eventuali problemi pratici che potrebbero sorgere, ad esempio a seguito dello scarto di una fattura, che quindi non viene ricevuta da chi acquista un bene o un servizio.

  1. Risvolti pratici

Innanzitutto bisognerà prestare la massima attenzione a emettere correttamente le fatture (su questo aspetto il gestionale di Studio aiuterà molto).

Infatti, una fattura emessa in modo non corretto dovrà essere annullata attraverso una procedurache comporta una “nota di variazione”, e quindi lascerà traccianel Sistema di Interscambio dell’Amministrazione finanziaria.

 

Identico discorso varrà per tutti i casi in cui si vorrà cambiare una fattura emessa o ricevuta.

Se non si dispone del gestionale, si dovrà utilizzare un softwareo un’appfornita dal proprio Commercialista o, in via residuale, dall’Agenzia delle Entrate.

Si consiglia in via “residuale” perché delegare tutti i propri servizi di emissione e conservazione delle fatture all’Agenzia delle Entrate, oltre a essere inefficiente in termini di tempo e informazioni sui dati per chi ha un numero di fatture rilevante, porrà il contribuente in una condizione di assoluta inferiorità e sostanzialmente impossibilità di difesa dall’Amministrazione finanziaria cosa che, a parere di chi vi scrive, andrebbe evitata proprio nell’interesse dei contribuenti, salvo situazioni estremamente residuali e molto semplici.

Altra possibilità interessante è quella di generare un proprio QR Code sul sito dell’Agenzia delle Entrate.

Questo codice a barre bidimensionale contiene tutti i dati anagrafici, numero di partita Iva e l’indirizzo telematico del contribuente e permetterà di acquisire automaticamente, grazie ad un apposito lettore, i propri dati identificativi (qualcosa di analogo rispetto al lettore di tessere sanitarie a cui il settore è già abituato).

Come vedete, anche in questo caso si potrà accelerare il processo amministrativo a fonte di qualche investimento informatico.

Infine, il contribuente dovrà fornire il proprio indirizzo telematicoche verrà registrato dall’Amministrazione finanziaria come “codice destinatario” di tutte le fatture elettroniche.

In questo caso potrà fornire la PEC (posta certificata), cosa che si sconsiglia vivamente, oppure un proprio codice specifico gestito anche attraverso un intermediario (ad esempio il Commercialista o la propria software-housein alcuni casi).

Si sconsiglia la PECperché utilizzare un indirizzo e-mail genera delle inefficienze nella registrazione delle fatture, nonché può generare dei problemi di ricezione, in quanto non tutte le caselle PEC (per non dire pochissime, soprattutto quelle a bassi costi) sono pronte, in termini di spazio e ricezione massima giornaliera dei documenti, per l’appunto a ricevere la mole delle fatture passive di uno Studio.

Per trasmettere e ricevere le fatture elettroniche attraverso modalità corrette sono sostanzialmente quattro modalità:

  1. attraverso la posta elettronica certificata, modalità che può essere efficiente solo per pochissime fatture emesse e ricevute nell’anno, ma vi sono, ad esempio, applicazioni (APP) gratuite più performanti;
  1. attraverso servizi Web dell’Agenzia delle Entrate(modalità che ha l’obiettivo reale di rimuovere ogni soggetto in grado di tutelare e consigliare il contribuente nei confronti delle richieste e pretese dell’Amministrazione stessa) che può essere indicata per chi abbia poche movimentazioni durante l’anno, non abbia grossi problemi di tempo, abbia una certa confidenza informatica e poche complessità fiscali;
  2. i cosiddetti Web services, ossia piattaformesoftwareche utilizzano un linguaggio corretto e permettono di far comunicare tra loro diversi operatori per l’interscambio dei flussi informativi;
  3. File Transfer Protocol(FTP) protocollo più efficiente e modernoche consente la trasmissione e la condivisione di file tra terminali remoti, canale che dovrà essere sottoscritto con un accordo di servizio (opzione che verrà scelta dagli intermediari, quali i Commercialisti).

Al di là di questi aspetti tecnici, su cui sarà opportuno confrontarsi al rientro dalle vacanze estive con il proprio Commercialista al fine di trovare la soluzione migliore e più adatta al proprio caso, la prima mossa da seguire è quella di procedere con l’accreditamento al Sistema di Interscambio (SdI), in modo analogo a quello che era capitato con l’accreditamento al Sistema Tessera Sanitaria.

 

Non sempre cambiare equivale a migliorare, ma per migliorare bisogna cambiare.

(Winston Churchill)

Archiviazione digitale

Un aspetto altrettanto importante rispetto al tema della fatturazione elettronica è quello della conservazione elettronica delle fatture.

I documenti devono essere conservati secondo il rispetto della normativa tributaria (semplificando: 6 anni in termini ordinari e 10 anni dal punto di vista civilistico).

I documenti ovviamente dovranno essere integri, autentici, leggibili, immodificabili e dovranno essere facilmente reperibili in caso di controllo.

Tutte queste circostanze, abbinate in qualche modo anche alla nuova normativa sulla privacy, rendono, per Studi mediamente strutturati, conveniente pensare all’archiviazione digitale sia per ridurre gli spazi fisici utilizzati in studio per l’archiviazione, sia per il raggiungimento di una massima celerità nel reperimento dei documenti. Ma in questo caso bisognerà valutare costi e benefici di tale procedura, anche se, salvo studi non particolarmente strutturati o poco evoluti tecnologicamente, si consiglia di abbracciare il cambiamento tecnologico sfruttando di fatto un’imposizione normativa.

Bisognerà però deputare molta attenzione alla conservazione e al back-up di tutte le informazioni (fiscali in primis).

Le sanzioni

Come spesso capita in Italia, le sanzioni sono particolarmente pesanti: la fattura non emessa in formato elettronico si considera come non emessa del tuttoai fini fiscali. Tale circostanza comporta che le sanzioni applicabili vadano dal 90% al 180% dell’impostarelativa all’imponibile non documentato. Se la violazione non incide sulla corretto pagamento del tributo, ad esempio l’Iva, si applica una sanzione in misura fissa da Euro 250 a 2.000 (con possibilità di sconto in caso di autodenuncia). Ad ogni modo, risulta evidente quanto sia importanteadeguarsi per tempoal cambiamento normativo.

Consigli pratici e conclusioni

Il primo consiglio che ci sentiamo di dare al lettore è quello, magari tornati dalle vacanze estive, di affrontare la questione con il proprio Commercialista di fiducia per capire il grado di evoluzione tecnologica del proprio Studio, le proprie complessità, le proprie procedure operative e trovare in modo condiviso la migliore soluzione sia in termini di costi ma, ci permettiamo di sottolinearlo, anche in termini di risparmio di tempo e linearità dei processi interni.

Non esiste la soluzione adatta a tutti i casi, saranno ben diverse le situazioni di quegli odontoiatri che:

  • emettono le fatture ancora con il bollettario cartaceo;
  • oppure emettono le fatture in word o excell;
  • oppure sono in possesso di un proprio gestionale interno di Studiocon cui emettono le fatture (in tal caso sarà urgente parlare con la propria software houseper capire il grado di evoluzione tecnologica sull’argomento) che magari posseggono un’integrazione informatica con il softwaredel proprio Commercialista;
  • oppure che gestiscono la parte contabile internamente,situazione propria di Studi solitamente più strutturati e di dimensioni rilevanti;

Se si spera invece in una proroga, prendendo spunto da quello successo ad esempio per i distributori di carburante, si rischia di andare incontro a disagi e non affrontare la questione seriamente.

Per quanto già negata fin da ora da tutti gli operatori del settore, riteniamo probabile una proroga, magari per un trimestre o un semestre e magari solo sul fronte delle sanzioni. Un po’ di flessibilità è probabile (e auspicabile!) per venire incontro agli inevitabili disagi che il cambiamento porterà con sé. Ciononostante, consigliamo di partire per tempo (settembre/ottobre 2018) per evitare di avere dei blocchi su un’area così importante come quella della fatturazione attiva che, in un modo o nell’altro, influenza anche gli incassi delle parcelle dello Studio.