Il budget finanziario: da utile strumento per condurre lo studio odontoiatrico a obbligo di legge

Se gli ultimi anni ci hanno insegnato che le previsioni, per quanto dettagliate e attendibili, sono alle volte totalmente disattese da eventi imprevedibili, non si può certo mettere in discussione l’utilità e la necessarietà di un budget finanziario per la salute (preventiva) di qualsiasi attività economica.

budget finanziario

A questa importante considerazione di buon senso economico è giunto anche il legislatore con l’introduzione, più volte rinviata, del c.d. nuovo “codice della crisi d’impresa e dell’insolvenza”. Tale codice è entrato in vigore il 15 luglio 2022 attraverso il decreto legislativo 12.1.2019 n. 14 e, nonostante sia concepito per gestire le situazioni di crisi, ha voluto introdurre strumenti preventivi di allerta di eventuali situazioni di difficoltà. Salvo approfondire successivamente i soggetti a cui si applicano le norme che in modo sintetico e divulgativo andremo ad analizzare, segnaliamo fina da subito che l’imprenditore o l’impresa sono ora obbligate a dotarsi di un adeguato assetto organizzativo, nonché a formalizzare un piano che sia in grado di prevedere le necessità finanziarie (di liquidità) dei futuri 12 mesi. Comprendendo quali saranno le esigenze finanziarie (uscite) di un’azienda per i prossimi 12 mesi, si può anche comprendere se questa versa in uno stato di equilibrio o di squilibrio più o meno grave.

Negli ultimi 12 mesi, abbiamo riscontrato in diversi studi un aumento del costo dei materiali odontoiatrici, in alcuni casi in modo sensibile delle utenze energetiche, in alcuni casi delle locazioni per effetto degli incrementi Istat, ma non tutti gli studi hanno deciso di adeguare a questa crescita dei prezzi, e di alcuni costi di acquisto, il tariffario dello studio. Questa scelta, per carità comprensibile e in alcuni casi anche condivisibile (non essendo mediamente aumentati costi di lavoratori dipendenti, degli odontotecnici e dei collaboratori odontoiatri), porta a una riduzione dei margini di utile dello studio con conseguente possibilità di creare, nel lungo periodo, qualche difficoltà finanziaria. Tutti questi fattori appena ricordati rendono importante il monitoraggio delle variabili economiche-finanziarie dello studio e, cosa da non dimenticare, la necessità di effettuare delle previsioni per la propria attività.

In tutta onestà, sebbene consigliamo da sempre l’utilizzo di strumenti di controllo di gestione, seguiamo professionalmente diverse realtà di successo, con buoni o ottimi risultati economici, che non utilizzano strumenti di budget o di controllo di gestione completi. Tuttavia, si tratta di casi rari in cui i professionisti titolari hanno una naturale propensione alla comprensione dei numeri e al risparmio in generale. Questi professionisti con una buona o ottima gestione del denaro sono quindi in grado di guidare “a vista” lo studio senza commettere errori. Tuttavia, oltre al fatto che i casi sopra citati rappresentano un’eccezione e non certo una regola, per i soggetti obbligati, che vedremo successivamente, lasciare traccia della programmazione economica e soprattutto finanziaria (attraverso un budget di entrate ed uscite monetarie per i prossimi 12 mesi) è diventato obbligatorio. Attenzione però, non dovrà essere depositato nessun budget finanziario ne dovrà essere prodotto a nessuno se la società continuerà ad andare bene e non avrà problemi finanziari, ma sarà un importante strumento di difesa in caso di crisi evidente e impossibilità di pagare i propri debiti. L’assenza di questi strumenti, e la relativa formalizzazione, aumenteranno notevolmente le responsabilità degli amministratori che hanno condotto l’impresa, senza questa preventiva programmazione, alla crisi e/o all’insolvenza. Fino ad alcuni anni fa, infatti, era abbastanza raro riscontrare difficoltà di tipo finanziario, ossia di liquidità sui conti correnti, per studi professionali ben avviati; oggi, invece, non si tratta più di casi isolati. 

Chi sono i soggetti obbligati a formalizzare il budget finanziario?

Anche se la portata della riforma della crisi d’impresa è decisamente più ampia rispetto a quanto tratteremo in questo articolo, è comunque importante segnalare i soggetti a cui si applica quanto detto in quanto, nel modo odontoiatrico, molti potrebbero essere gli esclusi. Si badi bene, i professionisti non sono esclusi dall’applicazione del codice della crisi in quanto questo si applica a tutti debitori (compreso il consumatore privato), tuttavia sono esclusi da alcuni obblighi pratici, tra cui quello di cui ci occupiamo in questo articolo: 

  • rilevare eventuali squilibri di carattere patrimoniale o economico-finanziario, rapportati alle specifiche caratteristiche dell’impresa e dell’attività imprenditoriale svolta dal debitore;
  • verificare la sostenibilità dei debiti e le prospettive di continuità aziendale almeno per i dodici mesi successivi e rilevare i segnali di allerta di cui parleremo successivamente (quale miglior strumento se non il budget finanziario?).

I segnali di allerta, che lo stesso legislatore evidenzia, sono connessi al pagamento in ritardo di dipendenti, fornitori, banche ed imposte varie. Nello specifico i segnali di allerta sono:

  1. l’esistenza di debiti per retribuzioni scaduti da almeno trenta giorni pari a oltre la metà dell’ammontare complessivo mensile delle retribuzioni; 
  2. l’esistenza di debiti verso fornitori scaduti da almeno novanta giorni di ammontare superiore a quello dei debiti non scaduti; 
  3. l’esistenza di esposizioni nei confronti delle banche e degli altri intermediari finanziari che siano scadute da più di sessanta giorni o che abbiano superato da almeno sessanta giorni il limite degli affidamenti ottenuti in qualunque forma purché rappresentino complessivamente almeno il cinque per cento del totale delle esposizioni; 
  4. l’esistenza di una o più delle esposizioni debitorie previste dall’art. 25-novies, comma 1 decreto legislativo 12.1.2019 n. 14 (riferite a debiti INPS, INAIL, ritenute IRPEF dipendenti ed IVA).

Poiché il legislatore parla di impresa e di imprenditori, sono esclusi (dai due punti obbligatori sopra riportati) sicuramente tutti i professionisti iscritti all’Ordine dei medici chirurghi e odontoiatri che esercitano l’attività con la propria partita Iva individuale o con lo studio associato (più propriamente associazione professionale). Sicuramente inclusi sono, invece, coloro che esercitano l’attività odontoiatrica attraverso una società di persone (salvo la società semplice che è esclusa) o attraverso una società di capitali, tra cui la più diffusa S.r.l. Più discusso, invece, potrebbe essere il caso della società tra professionisti che eserciti l’attività anche nelle forme di società di persone o di capitali, in quanto ha una natura molto simile a quella del professionista. Permetteteci una considerazione prima di entrare nel merito del budget, che sia obbligatorio o meno, lo riteniamo “de facto” obbligatorio, verso sé stessi, la propria famiglia e verso i dipendenti e i collaboratori dello studio; avere chiaro le uscite dei prossimi 12 mesi equivale a sapere se si riusciranno a pagare o meno tutti i debiti secondo le regolari scadenze prefissate. 

  • Infatti, trovarsi in difficoltà finanziarie in modo inatteso crea problemi:
  • sia dal punto di vista delle cure nei confronti dei pazienti; 
  • sia dal punto di vista della corretta gestione dello studio e di chi ci lavora a vario titolo;
  • e, purtroppo spesso, anche dal punto di vista personale e familiare.
  • Il budget economico e finanziario

Occorre innanzitutto fare un po’ di chiarezza terminologica: il budget rappresenta la previsione per l’anno successivo (12 mesi di previsione), quindi coincide esattamente con l’esigenza normativa.

Gli strumenti analizzano:

  • gli aspetti economici (budget economico) collegati a ricavi e costi di competenza (che quindi non considerano la componente del pagamento, dell’incasso e della liquidità);
  • gli aspetti finanziari (budget finanziario) collegati a entrate e spese (e quindi non considerano componenti valutative come gli ammortamenti e gli accantonamenti, quali il TFR dei dipendenti, o le svalutazioni). 

Solitamente si parte dal budget economico, in quanto più semplice da determinare nella maggior parte dei casi, anche grazie all’ausilio della contabilità.

  1. Il procedimento metodologico, infatti, è il seguente:
  2. analisi dei dati storici (ad esempio, fatturato dell’anno precedente e costi dell’anno precedente);
  3. analisi delle variabili soggette a cambiamento, ad esempio per l’assunzione di un dipendente in più (aumento di costi), oppure per l’aumento dell’orario di apertura dello studio (probabile aumento di ricavi), o ancora per l’acquisto di un ulteriore macchinario che digitalizza processi precedentemente fisici.
  4. redazione del budget partendo dai dati storici rivisti e corretti in virtù delle considerazioni di cui al punto 2);
  5. analisi del budget in corso d’anno confrontandolo con i dati consuntivi per sviluppare un’abilità nel determinare le previsioni (oltre che per analizzare gli scostamenti tra le previsioni e i dati effettivamente ottenuti).

Questo procedimento, in particolare il confronto tra i dati consuntivi e i dati preventivi, risulta abbastanza agevole attraverso la contabilità per il budget economico, mentre risulta più faticoso per il budget finanziario che deve monitorare tutte le variabili di liquidità (informazioni che non sono contemplate dalla contabilità ma che dovrebbero essere rilevate attraverso il conto corrente o i conti correnti aziendali). A complicare un po’ le cose può intervenire anche la forma con cui si esercita l’attività odontoiatrica; infatti, i professionisti individuali o di studi associati registrano la contabilità con il criterio di cassa (più consono a un budget finanziario), mentre le società (di capitali e anche tra professionisti) registrano la contabilità secondo il criterio di competenza, più consono ad un budget economico. La vera utilità di questo processo di budgeting e analisi degli scostamenti è proprio rappresentato dalle considerazioni che si possono trarre nelle differenze tra le previsioni e la realtà, che consentono: 

  • di affinare meglio le previsioni per i periodi futuri;
  • di analizzare le cause che hanno portato a risultati migliori o peggiori delle aspettative.

Vista però la complessità dell’argomento, salvo una prima formazione di base, è opportuno farsi assistere da consulenti, compreso il proprio commercialista, purché dotati di competenze ed esperienza in ambito gestionale. Il controllo di gestione è certamente una materia complessa a cui l’odontoiatra deve dedicare risorse sia in termini di tempo, sia in termini di personale interno o consulenti dedicati, almeno, a un controllo di primo livello.

Condurre uno studio oggi è più difficile di un tempo e la soluzione è una sola: aumentare gli strumenti che danno informazioni sull’andamento dello stesso e investire nell’incremento di competenze cliniche ed extra cliniche, senza dimenticare la gestione del personale. Sicuramente controllare meglio e di più aiuta a poter prendere decisioni migliori, in anticipo e con lucidità.

Cosa si intende per “entrate” e come stimarle nel budget

È difficile confondersi: per entrate si intendono tutte quelle operazioni che consentono di incassare della liquidità da parte dello studio. Tra le entrate vi sono certamente le parcelle emesse ai pazienti ed incassate dallo studio (in odontoiatria, salvo per chi lavora con assicurazioni o convenzioni, di solito il problema degli incassi, ritardati o mancanti, è abbastanza ridotto). La particolarità degli incassi è rappresentata dal fatto che vi rientrano anche eventuali finanziamenti erogati da banche o società finanziarie che permettono di far aumentare, in positivo, il saldo del conto corrente dello studio. È evidente a tutti come l’ottenimento di un finanziamento bancario rappresenti certamente un incasso ma ciò non toglie che comporti un debito che andrà restituito. L’importo delle entrate, soprattutto per quanto riguarda le prestazioni eseguite ed incassate da parte dell’odontoiatra, è certamente una variabile difficile da prevedere con precisione assoluta. Tuttavia, utilizzando i dati storici e il fatturato incassato negli anni passati è possibile formulare delle previsioni sufficientemente attendibili.  Si può infatti ipotizzare che le somme globalmente incassate nell’anno precedente rimangano, tutto sommato, invariate o, a voler essere prudenti o un po’ pessimisti, si può ipotizzare un calo del 5-10%.  Se si ipotizza di aver fatturato e incassato un totale annuo di 700.000 Ä nel 2022 si potrebbe prudenzialmente stimare, per l’anno successivo la stessa cifra (ovviamente questa ipotesi ha poco senso in caso di aumento di un riunito o di perdita di un collaboratore importante). Questa cifra di 700.000 Ä deve ovviamente essere divisa per i singoli mesi dell’anno. È, inoltre, altamente probabile che nel mese di agosto, a causa della chiusura più o meno lunga per ferie dello studio, non verrà incassato granché o comunque di meno. Pertanto, il fatturato dovrà essere diviso per 11 mesi e non per 12 (perché agosto non produce ricavi o per 11,5 se si lavorasse metà mese di agosto). Quindi, nell’ipotesi del budget, inseriremo 63.000 euro (700.000 diviso 11) di incassi per ogni singolo mese. Volendo affinare ulteriormente la stima, si può ipotizzare un trend abbastanza comune negli studi dentistici-odontoiatrici, per cui i mesi di luglio e dicembre vedono incassi lievemente maggiori a discapito di mesi quali gennaio o settembre. Tuttavia, ogni studio è una realtà a sé e quindi non è possibile effettuare delle generalizzazioni; si dovrà invece calare ogni previsione nella specifica realtà.

Cosa si intende per “uscite” e come stimarli

Sul fronte, invece, delle uscite (costi pagati) da non confondere con i costi in generale (che prescindono dal pagamento e che comprendono anche ammortamenti e accantonamenti, come il TFR), la previsione può essere più articolata e complessa anche se spesso ha alcune voci assolutamente certe (rate di mutuo o leasing, locazioni passive, etc.). In primo luogo, le uscite sono rappresentate da tutti i pagamenti che l’odontoiatra deve effettuare: siano essi per il personale dipendente (assistenti e segreteria), siano essi per i collaboratori (colleghi odontoiatri, ortodontisti, igienisti, etc.), oppure per l’acquisto di un riunito o ancora per il pagamento delle imposte. Particolare attenzione, ad esempio, va riservata al costo del personale dipendente. Grazie al supporto del consulente del lavoro, è possibile sapere esattamente l’esborso finanziario (o il costo in generale) di ogni mese, considerando la tredicesima e la quattordicesima mensilità, che comportano, solitamente, maggiori pagamenti a giugno/luglio e a dicembre/gennaio. Tuttavia, il dato che risulta dal contratto di assunzione non tiene conto degli straordinari e, pertanto, potrà essere prevista una percentuale prudenziale di maggiori uscite (a riguardo può tornare molto utile l’analisi dei dati storici) a tale voce riferiti.

Come dal punto di vista dei costi, anche le uscite finanziarie (i pagamenti) si dividono in fisse (cioè che non variano con l’aumentare dell’attività clinica), e variabili, che invece sono collegate all’aumentare dell’attività sui pazienti (ad esempio i collaboratori pagati a percentuale, i laboratori odontotecnici o il materiale di consumo). Inoltre, sempre dal punto di vista finanziario, invece, si potrà ragionare sui tempi di pagamento dei fornitori a 60, 90 o 120 giorni, sui quali si può corrispondere un interesse al fornitore stesso, potendo però rimanere in equilibrio finanziario ed evitare di “andare in rosso” sul conto o, peggio ancora, sforare il limite massimo di utilizzo del fido bancario (o usarlo in modo massivo e costante). Un altro semplice consiglio per mantenere in equilibrio i conti dello studio è quello di pagare i propri collaboratori a percentuale (odontoiatri o igienisti) soltanto una volta che si incassano le somme dai pazienti e non “sull’eseguito”.

In tabella 1 si riporta un utile esempio di budget finanziario.

Tab. 1

A questo esempio di budget annuale potrà essere aggiunta una colonna per il confronto con i dati consuntivi (reali) ogni trimestre, semestre o anno. Tale analisi determinerà uno scostamento (molto utile da comprendere e giustificare).

Conclusioni

Realizzare un budget finanziario potrà sembrare, le prime volte, un compito particolarmente arduo ma, considerando che identifica di fatto tutti gli accrediti sul conto corrente rispetto a tutti gli addebiti sul conto, effettuato uno sforzo la prima volta, per gli anni successivi sarà sicuramente più semplice e comporterà molto meno tempo. In ogni caso un budget finanziario ed economico, non possono che aiutare anche chi è in condizioni di ottima salute dal punto di vista economico. I budget diventano ancora più fondamentali per chi si trova in situazioni di difficoltà o di staticità e ha la percezione (più o meno legittima) di non avere il controllo del proprio studio, indipendentemente che siano obbligatori o meno. Condurre uno studio oggi è più difficile di un tempo e la soluzione è una sola: aumentare gli strumenti che danno informazioni sull’andamento dello stesso e investire nell’incremento di competenze cliniche ed extra cliniche, senza dimenticare la gestione del personale. Sicuramente controllare meglio e di più aiuta a poter prendere decisioni migliori, in anticipo e con lucidità. Come appare chiaro dall’esempio numerico, l’utilità del budget dipende molto dalla bontà delle ipotesi e dalla costanza nel monitorare gli scostamenti.  Prevedere, quindi, consente di stare più tranquilli, e, se si è costituiti in certe forme, permette di essere anche in regola con la normativa. La normativa, oltre a essere obbligatoria, consente di anticipare eventuali momenti “critici” (magari il mese di agosto) per non farsi cogliere alla sprovvista e, soprattutto. permette di gestire bene la crescita e i nuovi investimenti.

“Studia il passato se vuoi prevedere il futuro.”
Confucio