Come gestire la risorsa “tempo”

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gestione dello studio

Tutti i dentisti, come tutti gli igienisti e tutti gli ASO, sanno benissimo quanto sia importante la risorsa “tempo” nell’insieme della gestione globale dello studio e, più specificamente, nel gestire l’operatività specifica alla poltrona.

Una prova esemplare di quanto affermo è constatare come molte volte il dentista si trovi costretto a dichiarare di essere con i minuti contati, mentre è praticamente impossibile che abbia a dichiarare che non sa cosa fare del tempo superfluo, anche se oggi, con il Covid-19 forse non sempre è così…

Dopo oltre sessanta anni di professione, credo di poter stilare alcuni consigli che permettano di gestire la giornata lavorativa in modo ottimale, perché impostata secondo principi ergonomici precisi.

Ognuno dei consigli porta un titolo d’inquadramento, con il quale presento la successione delle varie tappe. Premessa indispensabile è l’intestazione di questi principi al dentista, con la certezza che, dalla sua leadership, la procedura si estenderà conseguentemente a tutto l’organigramma. Ecco, dunque, i principi essenziali:

  1. prefigurarsi gli svolgimenti di ogni procedura;
  2. sincronismi indispensabili;
  3. puntualità di tutti;
  4. preordinare i tempi di comunicazione;
  5. alla poltrona: tempi operativi e tempi comunicativi;
  6. “marcatempo” diffusi e facili da consultare.

1. Prefigurarsi gli svolgimenti di ogni procedura.

Il terzo principio dell’ergonomia odontoiatrica insegna che ogni procedura operativa, qualunque scopo abbia, consta di tre tappe, sempre presenti e ineludibili: preparazione, esecuzione e riordino (PER).

È pertanto indispensabile che il lavoro dello studio dentistico, vario, di vario tipo e con operatori diversi, sia ”preparato” secondo uno schema costante, forzatamente e pericolosamente ripetitivo.

Dico pericolosamente perché la ripetitività tende spesso a far trascurare qualche particolare, anche essenziale.

Il concetto di professionalità esclude qualunque libertà d’improvvisazione: essere professionali significa, propriamente, essere in grado di prevedere, con competenza tecnica indispensabile, come si debba svolgere ogni fase esecutiva di un compito.

A sua volta il concetto di “riordino” implica la necessità di apportare ad ogni procedura le varianti cui si possa essere costretti per mutamenti tecnici o per caratteristiche particolari di un paziente.

2. Sincronismi indispensabili.

È prezioso strutturare le presenze dell’organigramma in modo unitario: tutti i componenti della “squadra” dovrebbero iniziare il lavoro nello studio nel medesimo tempo, in modo che, il più possibile, tutti conoscano lo svolgimento globale della squadra.

Ogni “assenza”, anche occasionale, impone comunicazioni di aggiornamento sempre complesse e spesso di impaccio.

Rovesciando il ragionamento occorre che ogni componente venga informato di quanto è accaduto in sua assenza, in modo che eventuali richieste di un paziente siano evase con facilità, dato che tutti sanno come rispondere perché tutti sanno quanto è accaduto in precedenza ed in rispettiva assenza.

Questa raccomandazione è fondamentale, tanto per fare un esempio, anche riguardo ai rapporti con il laboratorio odontotecnico o riguardo a qualsiasi fornitura di cui lo studio necessiti.

3. Puntualità di tutti.

Complemento e modus operandi di tutta la squadra è la puntualità. Deve iniziarsi dal mattino, considerando l’ingresso in studio doveroso almeno 30 minuti prima dell’arrivo del primo paziente.

Si ricordi che la puntualità dei pazienti è conseguenza sicura della puntualità dello studio, e non viceversa. Associando il concetto di sincronismo con quello di puntualità, citiamo la grande importanza di una riunione mattutina di cinque minuti, la cosiddetta “five minutes conference” mattutina degli autori anglosassoni.

In questo brevissimo ma indispensabile incontro si riassumono i compiti della giornata, con eventuali variazioni che si siano rese necessarie per informazioni raccolte nella segreteria telefonica o mediante e-mail.

4. Preordinare i tempi di comunicazione.

Come ampiamente spiegato nel mio testo, si deve ricordare che il trattamento del paziente deve intendersi in modo contestuale, altrimenti definito olistico. In altre parole, la terapia manuale in senso stretto va sempre arricchita da elementi di comunicazioni che siano esplicativi per quanto stiamo praticando, sia anticipatori che, successivamente, conclusivi.

Questi “tempi” di comunicazione non devono essere ricavati da semplificazioni o, peggio, da concitazione terapeutica, ma devono essere ampiamente preordinati in segreteria, nel momento in cui si pianificano gli appuntamenti. In poche e semplici parole: è sempre meglio dare un appuntamento di 45 minuti piuttosto che di mezz’ora, tenendo conto che i quindici minuti in abbondanza saranno utilizzati per comunicare adeguatamente con il paziente.

Un altro particolare al quale si dà poca importanza riguarda le comunicazioni da tenere con colleghi, fornitori o, comunque, personaggi “non pazienti”. È importantissimo imparare a tenere i rapporti con tutto il mondo odontoiatrico, unico sistema, tra l’altro, per ovviare alla relativa, e frustrante, “solitudine” nella quale, alle volte, cade ogni dentista che lavora nella formula di studio mono-professionale.

Tutti i componenti della “squadra” dovrebbero iniziare
il lavoro nello studio nel medesimo tempo, in modo che
tutti conoscano lo svolgimento globale della squadra

5. Alla poltrona: tempi operativi e tempi comunicativi.

Nel testo “Comunicare è curare” ho più volte ricordato come il nostro scopo principale sia quello di realizzare quanto prescritto dall’articolo 20 del Codice deontologico medico. In questo articolo si ricorda al dentista che si deve cercare di realizzare una “alleanza” con il paziente e che il tempo di comunicazione è da considerarsi tempo di cura.

Queste prescrizioni esigono un approccio molto complesso per ben rapportarsi con il paziente. Sostengo che questo approccio si realizzi avvalendosi, oltre che della anamnesi remota e di quella prossima, anche dell’anamnesi contestuale. Contestuale significa che di ogni paziente, con un dialogo il più possibile di tipo familiare ed informale, dobbiamo conoscere le caratteristiche familiari, quelle comportamentali e quelle professionali.

Questo ci consente di iniziare a comunicare alla poltrona o, addirittura, in sala d’attesa, trattando argomenti non odontoiatrici, ma che sappiamo essere familiari al paziente, dagli hobby, allo svolgimento della giornata, alle sue preferenze comportamentali in genere. Questa nostra diligenza permette di far comprendere al paziente quanto di lui abbiamo cura come persona, indipendentemente dalle terapie odontoiatriche che gli prestiamo.

6. “Marcatempo” diffusi e facilmente consultabili.

Il tempo che trascorre deve essere continuamente valutato e verificato da parte di ogni componente del team. Questo particolare, apparentemente ovvio e persino banale, va costantemente applicato con puntigliosa correttezza.

Ciò significa che in ogni stanza dello studio dovrà essere collocato un orologio, con il contasecondi, di dimensioni ottimali per la visione. Meglio è, addirittura, collocare sulle pareti due orologi, su pareti opposte, in modo che sia facile valutare il trascorrere del tempo semplicemente alzando gli occhi e senza muovere testa o tronco.

Ideale è avere ovunque orologi satellitari, che segnino tutti il medesimo tempo: questo consente di valutare le variazioni temporali passando da una sala all’altra senza commettere errori.

Per la valutazione cronometrica di particolari procedure, come, ad esempio, il trascorrere del tempo di una impronta o di una anestesia, può essere utile avere a disposizione dei timer, con richiamo sonoro al termine del tempo desiderato: anche in questo caso parliamo di strumenti di facile controllo a distanza e non di piccole dimensioni, magari di difficile visione.

I “tempi” di comunicazione non devono essere ricavati da
semplificazioni o, peggio, da concitazione terapeutica, ma
devono essere ampiamente preordinati in segreteria, nel momento in cui si pianificano gli appuntamenti

Conclusioni

Dall’insieme del rispetto di tutti questi piccoli accorgimenti la gestione del tempo sarà completamente sotto il nostro controllo, quale strumento fondamentale e irripetibile di tutta la nostra attività.


Laurea honoris causa
Su proposta del Magnifico Rettore Prof. Enrico F. Gherlone, il Professor Carlo Guastamacchia è stato recentemente insignito della laurea honoris causa in Odontoiatria e Protesi Dentaria dall’Università Vita-Salute San Raffaele. Ulteriore riconoscimento, quest’ultimo, che va ad arricchire una lunga e prestigiosa carriera professionale e didattica.