Documentazione fiscale: per quanto conservarla?

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Posso liberarmi della documentazione fiscale del 2015 relativa alla mia attività professionale non essendo in corso alcuna attività ispettiva né alcun accertamento da parte dell’Agenzia delle Entrate?

Indubbiamente, liberarsi anche “fisicamente” della documentazione fiscale conferisce, anche solo a livello mentale, una sorta di liberazione sulla possibilità di controllo come se tutto sia andato bene. A parte tali considerazioni, vale la pena soffermarsi su alcune valutazioni che possono meglio supportare la decisione del contribuente che svolge una professione, lasciando perdere gli obblighi di natura civilistica che incombono sull’esercizio in forma societaria di un’attività economica o professionale.

Sotto l’aspetto prettamente fiscale l’azione di accertamento sull’anno 2015 è decaduta al 31.12.2020 anche se, a causa della legislazione emergenziale, si poteva notificare l’atto di accertamento sino a fine febbraio 2022 (in merito, la circolare 25/E del 2020 dell’Agenzia delle Entrate fornisce maggiori dettagli e casistiche particolari). Il raddoppio dei termini ordinari di accertamento (normalmente da 4 si passava a 8 anni) era consentito solo in presenza di un reato fiscale. Quindi non rientrando in tale casistica si può affermare che l’azione di accertamento per il 2015 è decaduta.

Per doverosa notizia, con il decreto legislativo 158/2015, per gli anni successivi al 2015 (dal 2016 in avanti), i normali termini di decadenza sono di 5 anni (per l’anno 2016 il termine spira al 31.12.2022) e non sono più previsti raddoppi anche nel caso in cui il contribuente sia stato denunciato per un reato fiscale. In caso di omissione della dichiarazione il termine di decadenza è di 7 anni in considerazione del comportamento omissivo del contribuente.

Non essere soggetto più ad accertamento del fisco per un anno d’imposta non deve però indurre a liberarsi così in maniera semplicistica di tutta la documentazione, e non solo per ragioni fiscali. In primis occorre considerare che alcune fatture di acquisto di beni ammortizzabili in vari anni sono necessarie quale documento a supporto delle quote di ammortamento degli anni successivi così come se si dovesse vendere tale bene per comprovare, in caso di controllo, una plusvalenza o una minusvalenza realizzata.

Lo stesso dicasi per la contrattualistica dei beni in leasing o che generano oneri pluriennali. Gli esempi possono essere molteplici, per cui se proprio si vuol procedere è opportuno che si faccia una cernita e una valutazione ragionata su quello che può servire anche nei controlli riferiti alle successive annualità. Molti documenti assumono una valenza duplice sia civile ma anche a supporto delle spese dedotte (la quantificazione e la loro inerenza).

Una complementare valutazione deve riguardare anche quella documentazione, magari anche strettamente fiscale, utile a dimostrare, in caso di contenzioso, contestazione del cliente o richieste assicurative, l’avvenuto pagamento della prestazione e le relative modalità. Ulteriori considerazioni possono riguardare anche il pagamento degli stipendi a eventuali dipendenti nonché gli emolumenti accessori che possono essere oggetto di contestazioni e generare richieste anche a distanza di tempo.

In definitiva se la risposta potrebbe apparire semplice per un anno in cui è decaduta l’azione accertatrice del fisco, una più approfondita valutazione è necessaria per evitare che nel desiderio di eliminare quello che si considera ormai superfluo si coinvolgano documenti che possano tornare utili. Di certo, dopo un periodo molto complicato per le regole di decadenza dell’accertamento ci si augura che vi siano disposizioni chiare e durature nello spirito di trasparenza nei rapporti tra fisco e contribuente.