Il budget: uno strumento fondamentale per condurre lo studio odontoiatrico nel nuovo scenario economico

La pandemia ancora in corso sta rivoluzionando completamente il modo di lavorare di tante imprese e professionisti, nonché il modo di “consumare” di tanti individui.

A differenza di altri settori, però, l’odontoiatria, se si escludono i mesi di marzo e aprile 2020 (e in alcuni casi dell’autunno 2020), non ha cambiato molto del proprio modo di lavorare e rapportarsi con i pazienti. Attenzione, non stiamo dicendo che quello che accadeva dieci o vent’anni fa continuerà ad accadere anche nel prossimo decennio, bensì siamo fermamente convinti che i trend e le variazioni in atto nel prossimo quinquennio, sebbene accelerati dalla pandemia, fossero già visibili prima del 2020. Alcuni dei trend già presenti da anni sono ad esempio:

• la riduzione del ticket medio per paziente (aumentano magari le cure, ma diminuisce l’importo della singola fattura);
• l’avvicinarsi al periodo del naturale pensionamento di tantissimi professionisti nel prossimo quinquennio, con conseguente riduzione del numero di studi e accentramento dei pazienti su studi di crescenti dimensioni;
• la presenza di pochi professionisti giovani che siano interessati ad aprire ex novo uno studio odontoiatrico (lo scenario migliora leggermente in caso di volontà di “rilevare” uno studio già esistente);
• l’evolversi delle cure dall’intervento risolutivo o sostitutivo verso l’attività della prevenzione e dell’impostazione clinica;
• la sempre maggiore attenzione agli aspetti estetici e di salute complessiva del paziente;
• la presenza di competitor commercialmente aggressivi, in alcuni casi ben organizzati (ad esempio le catene), ma al tempo stesso la crescente maturità dei pazienti nell’affidarsi a professionisti qualitativamente competenti;
• i margini delle prestazioni “standard” che si riducono.
• Tutti questi fattori rendono importante il monitoraggio delle variabili economiche dello studio e, cosa da non dimenticare, la necessità di effettuare delle previsioni per la propria attività.

In tutta onestà, sebbene consigliamo da sempre l’utilizzo di strumenti di controllo di gestione, seguiamo professionalmente diverse realtà di successo, con buoni o ottimi risultati economici, che non utilizzano strumenti di budget o di controllo di gestione completi. Tuttavia, si tratta di casi rari in cui il o i professionisti titolari hanno una naturale propensione alla comprensione dei numeri e al risparmio in generale.

Questi professionisti, con una buona o ottima gestione del denaro, sono quindi in grado di guidare “a vista” lo studio senza commettere errori. Come detto, si tratta di eccezioni e, sicuramente, un budget economico, ed eventualmente finanziario, non possono che aiutare anche chi è in condizioni di ottima salute dal punto di vista economico.

Il budget economico, e anche quello finanziario, diventano però fondamentali per chi si trova in situazioni di difficoltà o di staticità e ha la percezione (più o meno legittima) di non avere il controllo del proprio studio. Condurre uno studio oggi è più difficile di un tempo e la soluzione è una sola: aumentare gli strumenti che danno informazioni sull’andamento dello stesso e investire nell’incremento di competenze cliniche ed extra-cliniche, senza dimenticare la gestione del personale. Sicuramente controllare meglio e di più aiuta a poter prendere decisioni in anticipo e con lucidità. Fino ad alcuni anni fa, infatti, era abbastanza raro riscontrare difficoltà di tipo finanziario, ossia di liquidità sui conti correnti, per studi professionali ben avviati; oggi, invece, non si tratta più di casi isolati. 

Per non trovarsi in difficoltà serve la programmazione

Come anticipato, capita sempre più di frequente sentire odontoiatri che ci chiedono: come mai la mia liquidità sui conti correnti si riduce? Come mai sono costretto ad utilizzare il fido, lo scoperto sul conto corrente, costantemente e non riesco a rientrare di tale somma?

La risposta a queste domande non è semplicissima, ma deve essere contestualizzata con una attenta analisi dei dati contabili e finanziari (controllo di gestione).

In alcuni casi, però, dietro a queste domande, vi è una qualche avversione ai dati numerici, in alcuni casi un tenore di vita, abitudine di tanti anni, superiore alla redditività dello studio. Sicuramente gestire uno studio e programmare il suo futuro è molto più facile in condizioni di stabilità e di crescita del fatturato, mentre diventa complesso in situazione di riduzione del fatturato.

Per qualsiasi attività economica, in fase di crescita o di decrescita, è ormai necessario effettuare dei programmi chiari di anno in anno, per poter capire poi dove si è sbagliato e dove si è fatto bene. Bisogna dotarsi, a seconda delle dimensioni dello studio, di strumenti previsionali più analitici quali i budget (economico ed eventualmente finanziario). Questi strumenti permettono, infatti, di fare previsioni, più o meno attendibili, sul futuro del proprio studio. In definitiva occorre prima controllare, poi capire, di conseguenza imparare e, finalmente, cambiare. Come è naturale, le previsioni sono caratterizzate da una componente di incertezza. Pensare di fare una previsione estremamente precisa, senza avere una forte esperienza alle spalle, è utopia, ma è invece alla portata di tutti, se ben informati ed aiutati, realizzare una previsione attendibile, magari al 90%-95%, che permette di fornire informazioni importanti in anticipo. 

La cosa più importante di tutte è rappresentata dal fatto che il budget economico-finanziario consente di prendere decisioni quali:

• assumere o meno un nuovo dipendente;
• inserire o meno un nuovo collaboratore;
• scegliere la migliore forma di acquisto (con liquidità propria, con un leasing, con un noleggio o con un debito bancario) per i nuovi investimenti in attrezzature e macchinari odontoiatrici;
• ampliare lo studio o cambiare location.

Non fare previsioni, ossia correre il rischio di “lavorare al buio” e non avere una minima idea della marginalità economica, nonché delle entrate e delle uscite future, può mettere in serie difficoltà lo studio. 

Il budget e il forecast economico e finanziario

Occorre innanzitutto fare un po’ di chiarezza terminologica: 

• il budget rappresenta la previsione per l’anno successivo (12 mesi di previsione);
• il forecast rappresenta una previsione in corso d’anno che aggiorna i dati consuntivi (storici), ad esempio dei primi tre o sei mesi con la proiezione di fine anno (3, 6 o 9 mesi di consuntivo e 9, 6 o 3 mesi di previsione). 

Entrambi gli strumenti (budget e forecast) possono analizzare:

• sia gli aspetti economici collegati a ricavi e costi di competenza (che quindi non considerano la componente del pagamento, dell’incasso e della liquidità);
• sia gli aspetti finanziari collegati a entrate e spese (e quindi non considerano componenti valutative come gli ammortamenti e gli accantonamenti, quali il TFR dei dipendenti, o le svalutazioni). 

Solitamente si parte dal budget economico, in quanto più semplice da determinare nella maggior parte dei casi, anche grazie all’ausilio della contabilità.

Il procedimento metodologico, infatti, è il seguente:

1. analisi dei dati storici (ad esempio, fatturato dell’anno precedente e costi dell’anno precedente);
2. analisi delle variabili soggette a cambiamento, ad esempio per l’assunzione di un dipendente in più (aumento di costi), ad esempio per l’aumento (probabile aumento di ricavi) o riduzione dell’orario di apertura (probabile riduzione di ricavi) dello studio, l’acquisto di un ulteriore macchinario che digitalizza processi precedentemente fisici;
3. redazione del budget partendo dai dati storici rivisti e corretti in virtù delle considerazioni di cui al punto 2);
4. analisi del budget in corso d’anno confrontandolo con i dati consuntivi, al fine di predisporre il forecast con la connessa analisi degli scostamenti tra le previsioni e i dati effettivamente ottenuti.

Questo procedimento, in particolare il confronto tra i dati consuntivi e i dati preventivi, risulta abbastanza agevole attraverso la contabilità per il budget economico, mentre risulta più faticoso per il budget finanziario che deve monitorare tutte le variabili di liquidità (informazioni che non sono contemplate dalla contabilità ma che dovrebbero essere rilevate attraverso il conto corrente o i conti correnti aziendali). A complicare un pochino le cose può intervenire anche la forma con cui si esercita l’attività odontoiatrica; infatti, i professionisti individuali o di studi associati registrano la contabilità con il criterio di cassa (più consono a un budget finanziario), mentre le società (di capitali, anche tra professionisti) registrano la contabilità secondo il criterio di competenza più consono ad un budget economico.

• La vera utilità di questo processo di budgeting e analisi degli scostamenti è proprio rappresentato dalle considerazioni che si possono trarre nelle differenze tra le previsioni e la realtà, che consentono: di affinare meglio le previsioni per i periodi futuri;
• di analizzare le cause che hanno portato a risultati migliori o peggiori delle aspettative.

Vista però la complessità dell’argomento, salvo una prima formazione di base, è opportuno farsi assistere da consulenti, compreso il proprio commercialista, purché dotati di competenze ed esperienza in ambito gestionale. Il controllo di gestione è certamente una materia complessa a cui l’odontoiatra deve dedicare risorse sia in termini di tempo, sia in termini di personale interno o consulenti dedicati, almeno, ad un controllo di primo livello.

Cosa si intende per ricavi o entrate e come stimarli

Per ricavi si intendono le fatture emesse ai pazienti per attività clinica svolta (non rientrano però nei ricavi gli acconti ricevuti da pazienti senza che si sia svolto, almeno all’inizio, alcun lavoro clinico). Per entrate si intendono tutte quelle operazioni che consentono di incassare della liquidità da parte dello studio. Tra le entrate vi sono certamente le parcelle emesse ai pazienti ed incassate dallo studio (in odontoiatria, salvo per chi lavora con assicurazioni o convenzioni, di solito il problema degli incassi, ritardati o mancanti, è abbastanza ridotto). La particolarità degli incassi è rappresentata dal fatto che vi rientrano anche eventuali finanziamenti concessi da banche o società finanziarie che permettono di far aumentare, in positivo, il saldo del conto corrente dello studio. È evidente a tutti come l’ottenimento di un finanziamento bancario rappresenta un incasso, ma non rappresenta certamente un ricavo. L’importo delle entrate (o anche dei ricavi), soprattutto per quanto riguarda le prestazioni eseguite e incassate da parte dell’odontoiatra, è certamente una variabile difficile da prevedere con precisione assoluta. Tuttavia, utilizzando i dati storici e il fatturato incassato negli anni passati è possibile formulare delle previsioni sufficientemente attendibili. Si può infatti ipotizzare che le somme globalmente incassate nell’anno precedente rimangano, tutto sommato, invariate o, a voler essere prudenti, si può ipotizzare un calo del 5-10% (ovviamente se si utilizzano i dati del 2020 si dovrà tenere in considerazione il fatto che nei mesi di marzo e aprile molto spesso ci sono stati incassi estremamente ridotti e quindi sarà fisiologico un aumento nel 2021).  Il consiglio è di analizzare il dato (storico) dei singoli mesi ragionando anche sulle banche odontoiatriche, qualora vi sia l’ampliamento di alcune di esse magari per l’inserimento di nuovi collaboratori. Se si ipotizza di aver fatturato un totale annuo di 650.000 € nel 2020, si potrebbe prudenzialmente stimare, per l’anno successivo, la stessa cifra (considerando che i mesi di marzo e aprile 2020 sono stati peggiori di quelli del 2021).

Questa cifra “prudenziale” di 650.000 € deve ovviamente essere divisa per i singoli mesi dell’anno. È, inoltre, molto probabile che nel mese di agosto, a causa della chiusura per ferie dello studio, non verrà fatturato granché. Pertanto, il fatturato dovrà essere diviso per 11 mesi e non per 12 (perché agosto non produce ricavi o per 11,5 se si lavorasse metà mese di agosto). Quindi, nell’ipotesi del budget, inseriremo 59.000 euro (650.000 diviso 11) di ricavi per ogni singolo mese. Volendo affinare ulteriormente la stima, si può ipotizzare un trend abbastanza comune negli studi dentistici-odontoiatrici, per cui i mesi di luglio e dicembre vedono incassi lievemente maggiori a discapito di mesi quali gennaio o agosto. Tuttavia, ogni studio è una realtà a sé e quindi non è possibile effettuare delle generalizzazioni; si dovrà invece calare ogni previsione nella specifica realtà.

Cosa si intende per costi o “uscite” e come stimarli

Sul fronte, invece, delle uscite (costi pagati) o dei costi in generale (che prescindono dal pagamento e che comprendono anche ammortamenti e accantonamenti, ad esempio il TFR), la previsione può essere più articolata e complessa anche se, solitamente e salvo imprevisti, risulta fortunatamente più precisa. 

In primo luogo, le uscite sono rappresentate da tutti i pagamenti che l’odontoiatra deve effettuare: siano essi per il personale dipendente (assistenti e segretaria), siano essi per i collaboratori (colleghi odontoiatri, ortodontisti, igienisti, etc.), oppure per l’acquisto di un riunito o ancora per il pagamento delle imposte.

Particolare attenzione, ad esempio, va riservata al costo del personale dipendente. Grazie al supporto del consulente del lavoro, è possibile sapere esattamente l’esborso finanziario (o il costo in generale) di ogni mese, considerando la tredicesima e la quattordicesima mensilità, che comportano, solitamente, maggiori pagamenti a giugno/luglio e a dicembre/gennaio. Tuttavia, il dato che risulta dal contratto di assunzione non tiene conto degli straordinari e, pertanto, potrà essere prevista una percentuale prudenziale di maggiori uscite o di maggiore costo (a riguardo può tornare molto utile l’analisi dei dati storici) a tale voce riferiti.

Ovviamente, vanno inclusi sia i costi più rilevanti, come l’acquisto di materiale e il laboratorio odontotecnico, sia quelli di ammontare ridotto o residuale.

Dal punto di vista dei costi, questi si dividono in fissi (cioè che non variano con l’aumentare dell’attività medica), variabili, che invece sono collegati all’aumentare dell’attività sui pazienti (ad esempio i collaboratori pagati a percentuale, i laboratori odontotecnici o il materiale di consumo). Vi sono poi ancora quei costi semi-variabili che hanno una componente fissa ed una variabile (è il classico caso delle utenze energetiche). La divisione in costi fissi e variabili risulta importante perché permette di effettuare delle simulazioni aggiornate modificando il dato dei ricavi (in tal caso cresceranno o decresceranno solo i costi variabili). Dal punto di vista finanziario, invece, si potrà ragionare sui tempi di pagamento dei fornitori a 60, 90 o 120 giorni, sui quali si può corrispondere un interesse al fornitore stesso, potendo però rimanere in equilibrio finanziario ed evitare di “andare in rosso” sul conto o sforare il limite massimo di utilizzo del fido bancario. Un altro semplice consiglio per mantenere in equilibrio i conti dello studio è quello di pagare i propri collaboratori a percentuale (odontoiatri o igienisti) soltanto una volta che si incassano le somme dai pazienti e non “sull’eseguito”.

Un utile esempio di budget economico (tab. 1)

A questo esempio di budget annuale potrà essere aggiunta una colonna per il confronto con i dati consuntivi (reali) ogni trimestre, semestre o anno. Tale analisi determinerà uno scostamento (da interpretare!).

Che cos’è, invece, il budget finanziario e a cosa serve

Il budget finanziario, in estrema sintesi, è un documento di previsione finalizzato a comprendere le evoluzioni della liquidità dello studio; la liquidità, a sua volta, è la differenza tra le entrate e le uscite monetarie (entrate meno uscite).

Per creare un budget finanziario si dovranno quindi effettuare due stime distinte: una stima sulle “entrate” ed una stima sulle “uscite”. In parole semplici, ogni accredito sui conti correnti dello studio rappresenta un’entrata, mentre ogni addebito dal conto dello stesso (ogni pagamento) rappresenta un’uscita (semplificando, tutto ciò che “aumenta il conto corrente bancario” è un’entrata e tutto ciò che “svuota il conto corrente bancario” è un’uscita). Lo strumento risulta particolarmente utile soprattutto se lo studio ha poca liquidità, ma è comunque fondamentale quando si decide di effettuare un investimento importante: l’acquisto di un immobile, l’acquisto di una attrezzatura costosa (una TAC ad esempio) o ancora la ristrutturazione del proprio Studio.

Per creare il budget finanziario si parte dai dati della contabilità (se non altro perché sono già a disposizione senza grandi sforzi), ma questi dati vanno rivisti, ragionati e interpretati. Vi sono dei dati, uno su tutti gli ammortamenti annuali, che sono giustamente presenti in contabilità, ma non danno luogo direttamente a un’uscita finanziaria e quindi nel budget finanziario non devono essere inseriti.

Vanno, invece, considerati dati di “uscita” come la liquidazione del TFR a dipendenti che abbiano chiesto un anticipo (dato che non rappresenta un costo) oppure il rimborso di rate di finanziamento (che non rappresenta un costo se non per i soli interessi passivi).

Conclusioni

Come appare chiaro dall’esempio numerico, l’utilità del budget dipende molto dalla bontà delle ipotesi e dalla costanza nel monitorare gli scostamenti. Se si riesce a stimare con buona approssimazione sia il fronte dei ricavi che il fronte dei costi si potrà avere, con ragionevole anticipo, la previsione di ciò che succederà ai conti dello studio in termini di marginalità; affinando la previsione si potrà aggiungere la componente finanziaria (di incassi o pagamenti), ipotizzando già la necessità o meno del ricorso a fonti di finanziamento.

Prevedere, quindi, consente di stare più tranquilli, permette di anticipare eventuali momenti “critici” per non farsi cogliere alla sprovvista e, soprattutto permette di gestire bene la crescita e i nuovi investimenti.

“Studia il passato se vuoi prevedere il futuro.”

Confucio