L’archivio fotografico delle immagini digitali dei casi clinici è un argomento delicato e, talvolta, considerato con una certa leggerezza. Archiviare le immagini digitali in maniera efficiente e sicura non è poi così difficile, basta seguire alcune semplici regole.
Il flusso di lavoro per una corretta archiviazione prevede tre fasi ben distinte:
- la scelta e la selezione delle fotografie;
- la catalogazione delle immagini;
- il trasferimento delle immagini sul supporto di archiviazione.
Le immagini archiviate devono essere solo ed esclusivamente quelle utili alla documentazione del caso clinico. La selezione delle fotografie deve essere “spietata”, le immagini definibili buone vanno in archivio, le altre nel cestino.
Per decidere quali immagini tenere e quali cestinare potrebbe essere utile valutare le fotografie in due momenti diversi. Sembra una sciocchezza ma non lo è affatto.
L’analisi delle immagini tende a saturare la nostra memoria visiva, ecco perché se svolgiamo questa operazione in giorni diversi la nostra capacità analitica migliora, facendoci risparmiare molto spazio sui supporti di archiviazione.
Le immagini dovrebbero essere catalogate per semplificare la ricerca, soprattutto a distanza di tempo. Per svolgere questa operazione possiamo utilizzare software dedicati all’archiviazione delle immagini digitali. Questi software ci consentono di attribuire alle nostre immagini categorie, etichette e parole chiave grazie alle quali sarà possibile reperire i nostri file digitali in tempi estremamente rapidi.
Archiviare le immagini solo sul disco fisso del computer dello studio è un errore che mette a rischio i dati archiviati. Se il disco fisso si danneggia oppure finisce di funzionare definitivamente, sarà molto difficile e costoso recuperare i file digitali persi.
Per evitare spiacevoli inconvenienti è consigliabile realizzare almeno tre copie dei dati archiviati, ovviamente su tre dispositivi diversi. In questo caso si possono utilizzare hard disk esterni, oggi sempre meno costosi e reperibili in diversi modelli e capacità di capienza.
Le tre copie dell’archivio andrebbero conservate in luoghi diversi, questo per evitare spiacevoli sorprese come ad esempio i furti di materiale.
La conservazione delle immagini, qualunque sia il supporto di archiviazione, deve osservare le indicazioni che regolano la normativa per la tutela della privacy dei pazienti, in qualsiasi posto esse vengano conservate.
Tra i supporti di archiviazione più indicati per le nostre immagini digitali possiamo menzionare i dischi rigidi esterni e i sistemi NAS (Network Attached Storage). I primi sono i tradizionali hard disk esterni collegabili al computer per mezzo di una porta USB o Thunderbolt.
Oggi troviamo in commercio unità di archiviazione molto capienti e veloci, dotate di alimentazione esterna oppure alimentate direttamente dal cavo USB.
A seconda del volume totale dei nostri dati possiamo orientarci tra le diverse capacità che variano da 2 o 3 terabyte sino ad arrivare ai più capienti da 8 terabyte. Visti i costi piuttosto ridotti di questi dispositivi è consigliabile acquistare una capienza superiore a quella dei dati da archiviare così da disporre di spazio aggiuntivo per eventuali altre immagini digitali.
La velocità con la quale si producono le immagini digitali è tale da incrementare il volume dell’archivio in tempi brevi. I differenti dischi esterni sono sincronizzabili tra loro con appositi software, in alternativa è possibile procedere con una copia dei singoli hard, collegandoli di volta in volta al computer.
Altra alternativa molto valida, ma più costosa, è l’utilizzo di una NAS (Network Attached Storage). Fondamentalmente la NAS è un sistema dotato di un processore, di una memoria e di un suo sistema operativo; il tutto organizzato come un dispositivo di archiviazione e condivisione dei file.
Sulla NAS è possibile archiviare tutti i file digitali e accedervi in qualsiasi momento tramite una rete Wi-Fi. È possibile accedere alla NAS attraverso computer, tablet e smartphone e da qualunque sistema operativo – macOS (OS X), iOS, Windows, Android e Linux – anche da remoto. Acquistabile in box da 2 o più vani porta hard disk è costituita da dischi fissi di diverse capacità. La NAS è un sistema versatile tanto che quando lo spazio sui dischi si esaurisce è possibile sostituire i dischi stessi con altri dalla capienza maggiore.
I sistemi NAS possono essere configurati in modi differenti e richiedono una buona conoscenza dei sistemi informatici, diversamente è consigliabile farli installare da tecnici informatici specializzati. Un archivio fotografico digitale può essere definito efficiente e ben organizzato se i file digitali sono reperibili in tempi rapidi. Per questo è utile dotarsi di un software per l’archiviazione di immagini digitali. In commercio ne esistono di diversi tipi, quelli più efficaci funzionano con ricerche di categorie, parole chiave ed etichette.
Con questi software è possibile abbinare ad ogni foto diverse parole chiave che ci permetteranno di individuare e visualizzare molto rapidamente le nostre fotografie digitali.
In conclusione, l’archiviazione delle immagini digitali oggi è piuttosto semplice e sicura, tuttavia è fondamentale seguire un flusso di lavoro sistematico e rigoroso al fine di evitare estenuanti sprechi di tempo nella ricerca dei file o peggio la perdita degli stessi dati digitali.
Le immagini dovrebbero
essere catalogate per semplificare la ricerca, soprattutto a distanza di tempo. Per svolgere questa operazione possiamo utilizzare software dedicati all’archiviazione delle immagini digitali. Questi software ci consentono di attribuire alle nostre immagini categorie, etichette e parole chiave
grazie alle quali sarà possibile reperire i nostri file digitali in tempi estremamente rapidi.
