In uno studio odontoiatrico moderno avere protocolli, procedure e mansionari ben definiti porta a numerosi vantaggi.
Nell’articolo precedente, oltre a definirli separatamente, ne abbiamo evidenziato l’importanza e il valore, quali: standardizzazione delle procedure cliniche, organizzative e di segreteria; incremento dell’efficienza; migliore qualità del lavoro per il clinico e per ogni membro dello staff; maggiore sicurezza.
In questo articolo vedremo come si prepara, dal punto di vista pratico, un protocollo, una procedura, un mansionario. Partiamo da una situazione comune negli studi poco organizzati in cui non c’è un flusso di lavoro coordinato e scritto e si sfruttano le consuetudini mnemoniche degli operatori con le varie operatività quotidiane. Questo modo di operare porta a fattori negativi, quali un continuo uso della memoria per ricordare fasi, momenti, successioni nell’esecuzione delle operatività, la facile dimenticanza o sovrapposizione o inversione delle stesse e l’impossibilità di fare conoscere a un nuovo clinico o a una nuova ASO o segretaria le procedure cliniche in maniera rapida, sicura ed efficace senza possibilità di errori. Volendo schematizzare, possiamo raggruppare i problemi sfavorevoli in tre grandi gruppi come vedremo nel prosieguo.
Il primo effetto negativo derivante dalla mancanza di flussi di lavoro coordinati e scritti è quello per cui ogni volta che si effettua una operatività questa risulterà sempre una cosa nuova, che dipende dallo stato emotivo dell’operatore, che inevitabilmente si porta appresso ogni tipo di problema, ansia, ricordo positivo o negativo di quanto vive nei momenti della sua vita.
In più, spesse volte, il clinico vuole sperimentare o provare variazioni alle usuali metodologie in maniera estemporanea, che magari nascono dall’ultimo corso che ha frequentato, da un articolo clinico che ha letto o da una chiacchierata fatta davanti a un caffè con un collega durante la pausa di una conferenza. Quindi grande possibilità di commettere errori, ma soprattutto risultati variabili nel tempo e che non possono essere monitorati in positivo o in negativo, in quanto quando poi il paziente verrà rivisto ci si sarà dimenticati cosa si è fatto rispetto alle usuali pratiche.
I protocolli, le procedure e i mansionari sono indispensabili per la corretta collaborazione nella quotidianità lavorativa di tutti i giorni, per agevolare il lavoro tra assistente e odontoiatra.
Il secondo effetto negativo è che ogni flusso di lavoro complesso contiene momenti susseguenti sino al risultato ottimale finale, ma che spesso portano a un risultato quasi simile seppur di minor qualità se alcuni passaggi vengono dimenticati o invertiti o cambiati. L’ASO quel giorno può essere diversa dalla solita (che magari è quella che ha in mente la giusta successione dei passaggi), e quindi si affida a quanto chiede il clinico, che a sua volta viveva di rendita dalla memoria storica dell’ASO che usualmente lo guida nelle esecuzioni, con un risultato finale insoddisfacente.
Il terzo effetto negativo è l’impossibilità di passare le conoscenze metodologiche dello studio. Questo avviene nel caso venga a operare un clinico diverso, ma soprattutto nel caso in cui ci sia l’urgente necessità di inserire una nuova ASO o segretaria perché per malattia, gravidanza, dimissioni la collaboratrice storica, depositaria nella sua mente delle conoscenze, non è più presente.
Nello studio odontoiatrico moderno, l’efficienza e l’efficacia delle operazioni sono la chiave per il successo. A tal fine, è importante avere protocolli, procedure e mansionari ben preparati e utilizzati costantemente. Questi documenti scritti, messi dentro cartelle con fogli amovibili tali da poter facilmente essere revisionati, e sempre a disposizione per il pronto utilizzo, aiutano a definire il modo in cui le attività devono essere svolte e a garantire che i dipendenti e i collaboratori conoscano le loro responsabilità e i loro obiettivi.
Un protocollo, una procedura, un mansionario nascono dall’esigenza di disciplinare e istruire una nuova attività o regolare una già presente ma non codificata, che deve essere inserita all’interno dello studio, di fondamentale importanza per la presenza di flussi di lavoro certi, nitidi e a prova di errore, di tutto lo staff. L’idea può nascere da una qualunque persona a prescindere dal suo ruolo all’interno dello studio, che voglia standardizzare e istruire un processo di lavoro.
Di solito è il titolare che vuole razionalizzare le attività, altre volte è una ASO o una segretaria che porta al titolare una problematica che nasce dalla mancanza di una razionalizzazione del processo di lavoro.
Ci si incontra per iniziare a stilare la prima bozza e, partendo dal titolo, si scrivono tutti i passaggi fondamentali dell’operatività da preparare e la si arricchisce di foto, elenco materiali e sequenza operativa.
Questa prima fase è molto delicata per la quantità di idee e persone che vi lavorano; a questo segue il momento in cui viene fatto visionare il lavoro al titolare che valuterà le eventuali variazioni da apportare: qualora ce ne fossero, verrà subito modificato, e rimodificato varie volte, sempre in “brutta copia” sino a che sia stata creata una stesura accettata da tutti.
A questo punto si può iniziare ad applicarlo “in prova” nelle aree specifiche. In questo periodo la nuova sequenza operativa sarà utilizzata da tutto lo staff che valuterà l’efficienza e l’efficacia del procedimento e saranno effettuate eventuali altre modifiche. Il “periodo di prova” è necessario per testare se la procedura è efficace e chiara per tutti, eventuali modifiche e migliorie vanno inserite ogni volta, sino ad arrivare alla versione definitiva.
Ricordiamo che un protocollo, una procedura o un mansionario non vengono redatti da una singola persona, che sia odontoiatra, assistente o segretaria, ma dalla collaborazione tra questi. È importante che tutti i responsabili e gli utilizzatori possano esprimere un parere sino ad avere un lavoro che sia utilizzabile da tutta la catena operativa.
Quindi il processo di creazione di un protocollo, di una procedura o di un mansionario deve quindi avere dei passaggi ben definiti (tab. 1).
I protocolli, le procedure e i mansionari rappresentano quindi delle vere e proprie linee guida che permettono al personale sia di studi piccoli che di quelli più grandi di collaborare insieme seguendo gli stessi passi.
Quando arriva un nuovo collaboratore all’interno dello staff, sappiamo che può affidarsi a queste linee guida per studiare tutte le attività che si svolgono all’interno dello studio. Ecco perché devono essere sempre aggiornati costantemente.
Di fondamentale importanza è il fatto che siano scritti, ma anche integrati da immagini, foto e screenshot. È utile quindi che siano conservati in raccoglitori, a portata di tutti in ogni area operativa, tutti identici al loro interno.
Questi possono essere suddivisi come si preferisce, ad esempio all’interno di raccoglitori identificati con lettere o numeri oppure in raccoglitori colorati, l’importante è che siano facilmente visibili e individuabili. Vediamo ora insieme un esempio di protocollo di chirurgia implantare (fig. 1).
Il primo aspetto importante è l’inserimento del logo del proprio studio per identificarci, posizionato in alto a sinistra.
Questo sta a indicare che questa attività è specifica del nostro staff. Altro aspetto importante è il riferimento del documento con la data delle eventuali revisioni successive (sempre aggiornabili).
Quindi il titolo del protocollo con la classe di appartenenza (in questo caso chirurgia implantare) al centro. Fondamentale, l’immagine del piano di lavoro compresa di tutta la componentistica necessaria che ritroveremo poi sotto forma di elenco scritto. Infine, la spiegazione riassuntiva del procedimento.
Come avete potuto leggere da questo articolo, i protocolli, le procedure e i mansionari sono indispensabili per la corretta collaborazione nella quotidianità lavorativa di tutti i giorni, per agevolare il lavoro tra assistente e odontoiatra.
Ci sentiamo di consigliare a tutti gli studi che non usano ancora linee guida personalizzate e scritte di provare ad entrare in quest’ottica e a cimentarsi nel crearne di personalizzate, saranno preziose da lasciare in eredità ai nuovi professionisti che entreranno in studio in futuro, e rendere più semplice il lavoro quotidiano di tutti.
